I destinatari
Occorre porre molta attenzione anche ai destinatari della posta elettronica: quelli che sono inseriti nel campo “A:” sono i diretti interessati, che si suppone rispondano alla richiesta, mentre in “Cc:” chi deve solo “prendere atto” della comunicazione. Rispondere ad una email quando si è solo in Copia Conoscenza non è molto educato perché si sta replicando senza essere interpellati; nel caso lo si debba fare, è buona norma scusarsi e spiegarne la ragione. Ad esempio possiamo rispondere al posto di un collaboratore o di un collega che è fuori ufficio, oppure quando questi viene erroneamente chiamato in causa su una questione di cui noi siamo i diretti responsabili.
La privacy
È buona educazione mantenere la privacy dei mittenti/destinatari, cancellando dal testo l’eventuale indirizzo di posta elettronica del mittente (se si inoltra una email quando il destinatario non dovesse conoscere il mittente originale) e utilizzando la casella Bcc (o Ccn, ossia la copia conoscenza nascosta) se si deve inviare lo stesso messaggio a più destinatari che non si conoscono tra loro.
L’intestazione e i saluti
In generale, le email sono meno formali delle lettere cartacee, per cui possiamo evitare formule altisonanti come Egregio, Stimatissimo, ecc. Tuttavia, se si tratta di corrispondenza di lavoro o di studio, è buona educazione utilizzare almeno un “Gentile”. Analogamente, nei saluti possiamo evitare “Cogliamo l’occasione per porgere distinti saluti”, ma usiamo formule di rispetto più concise come “Cordiali saluti”. Ricordiamoci inoltre che nelle email manca tutto il non-verbale della comunicazione, e che il rischio di venire fraintesi è di conseguenza molto alto: a questo punto, meglio un grazie in più che passare per degli arroganti!
La forma
La maggiore informalità del mezzo permette anche di esprimersi più liberamente nel testo: bandite le formule o le locuzioni da notaio, le espressioni come “il 10 c.m.” – molto meglio il 10 maggio o il 10 di questo mese – etc. Inoltre, è concesso inoltre un uso più disinvolto del “tu” quando ci si rivolge ad un collega o a un fornitore, anche se non lo abbiamo mai incontrato di persona. Se invece al destinatario della email diamo abitualmente del “lei” continuiamo a farlo anche per iscritto, ma evitiamo le lettere maiuscole nei pronomi che suonano un po’ troppo “old-style”.
Gli allegati
Ormai la maggior parte delle caselle di posta possono ricevere file anche molto pesanti, ma spesso siamo connessi attraverso reti mobili, e scaricare un pdf da 10 Mega può richiedere molto tempo. In questi casi, possiamo comprimere gli allegati con i programmi adatti – sempre assicurandoci preventivamente che il destinatario sia in grado di usarli – oppure utilizzare servizi di invio come We Transfer, inserendo nella mail un semplice link per il download. Ricordiamoci sempre che i file allegati è preferibile che abbiano nomi abbastanza corti che non contengano caratteri particolari come quelli della punteggiatura, perché possono creare problemi nella transcodifica da un sistema all’altro.
La risposta
Di base, è buona norma rispondere sempre a un’email, almeno per dare un riscontro di avvenuta visione, soprattutto se questa è richiesta in modo esplicito: occorre mantenere sempre lo stesso argomento (“topic”) per conservare una struttura storica ordinata dei messaggi inviati e ricevuti, “agganciandoli” uno dopo l’altro, evitando possibilmente di spedire un nuovo messaggio per un argomento già in corso di discussione. A volte è utile o necessario richiedere al destinatario di un’email un riscontro dell’avvenuta ricezione del messaggio, una sorta di ricevuta di ritorno: non essendo sempre indispensabile, evitiamo di attivare quest’opzione indistintamente perché potrebbe diventare fastidioso. Quando è opportuno, utilizziamo l’opzione rispondi a tutti, che permette di ricevere il messaggio con altri destinatari in copia, in modo che possano condividere le risposte di questo piccolo gruppo di discussione.
Lo spam
Spesso non ci si rende conto di “peccare” di spam anche senza averlo premeditato, magari in preda all’entusiasmo di far conoscere il proprio prodotto o servizio o l’apertura di una nuova attività, e ritrovandosi a spedire un messaggio di natura pubblicitaria indistintamente a tutti gli indirizzi conosciuti. Questo è classico esempio di spam, che – in ogni sua forma – è visto molto male dagli altri utenti della rete: si tratta infatti di uno dei modi più scorretti e maleducati per farsi promozione, che produce spesso un effetto negativo, ossia l’esatto contrario di ciò che ci si aspettava.
Rileggere, sempre e comunque
Indipendentemente che il nostro destinatario sia un amico, un collega, un fornitore o un importante cliente, vale sempre la stessa regola: rileggere il testo dell’email almeno due volte, per accorgersi di eventuali refusi e – soprattutto – per verificare se ciò che abbiamo scritto sia chiaro e non si presti a fraintendimenti. Si tratta di un’azione tassativa che – se viene dimenticata – rischia in alcuni casi di costarci delle pessime figuracce.