5 strategie per gestire le mail

Sopravvivere ai tanti messaggi in arrivo ogni giorno si può. Con organizzazione e astuzia

09.11.2016

1 di 5 -

La settimana ideale «Se non hai tempo di leggere questa email, leggila due volte». È il messaggio inviato da Jeremiah Dillon ai suoi colleghi di Google. Nel testo, il manager spiega come organizzare la settimana in ufficio. Il lunedì organizza; martedì e mercoledì affronta i compiti difficili; giovedì via libera ai meeting; il venerdì dedicati a gestire le relazioni.

2 di 5 -

Fissa un orario preciso Arrivi in ufficio, apri la posta ed è già mezzogiorno. La email vampirizza tempo e attenzione. «Leggila dopo le 11 del mattino, altrimenti rischi che sia lei a dettare il ritmo della giornata» dice Massimo Perciavalle, psicologo del lavoro e coautore di Offline è bello (Franco Angeli). «Solo il 15% di quello che arriva ti serve per il lavoro: individualo, rispondi, e dimentica il resto».

3 di 5 -

Segui la regola dei 2 minuti Rispondi subito a ciò che richiede me- no di 2 minuti. «È un metodo per libera- re la casella e la mente» dice l’esperto.

4 di 5 -

Dimentica lo zero Svuotare religiosamente la email finché non c’è più niente da leggere è inutile. «Se capisci che schiacciare il tasto “cancella” sta diventando una piccola ossessione, smetti» consiglia l’esperto. «Piuttosto apri due indirizzi di posta, uno per comunicazioni private, uno per il lavoro. Usa le app e gli autorisponditori, cataloga i messaggi usando le etichette e dividendoli in caselle. Spendi un minuto in più per filtrare o annullare newsletter e notifiche».

5 di 5 -

Lascia che aspettino Spesso le persone fanno domande a cui potrebbero rispondere da sole. «Succede con i messaggi dei colleghi che siedono a due scrivanie dalla tua: se li ignori per un po’, probabilmente se la caveranno da soli» scrive il vincitore del Premio Pulitzer Charles Duhigg nel suo best seller Smarter, Faster, Better.

Come combattere lo stress che dispositivi come smartphone, tablet e computer ci provocano? Nello specifico, ricevere costantemente notifiche di posta in arrivo, aprirle e leggerle in qualsiasi momento della giornata (magari quando siamo a letto) è una consolidata fonte di stress. Lo dicono gli psicologi del Future Work Centre di Londra che mettono all’erta sui pericoli dell’essere iperconnessi.

Tanto che Telecom Francia impone ai dipendenti di non leggere le email fuori orario. Mentre Richard Branson della Virgin vieta ai suoi collaboratori di guardare la posta per 2 ore a setti- mana. Se anche a te è capitato di sentirti travolta dalla casella in entrata, qui trovi 5 consigli per riprendere il controllo della situazione.

Riproduzione riservata