Come migliorare la produttività

Quando diciamo di voler migliorare la nostra produttività, stiamo dicendo diverse cose: vogliamo sentirci più organizzate, meno stanche e sopraffatte, e che sappiamo gestire il nostro tempo, che ci sembra non basti mai.

Ma è proprio vero che il tempo non ci basta mai, o è piuttosto una questione di non saper dare le giuste priorità a come lo impieghiamo quotidianamente?

La tendenza che abbiamo è quella di riempire le nostre giornate di tantissimi task che realisticamente non riusciremo mai a portare a termine in un solo giorno, e così arriviamo a sera frustrate, e con la perenne sensazione di essere sempre in ritardo e in rincorsa.

E se invece imparassimo a pensare al tempo in termini di abbondanza e non di scarsità? Probabilmente le cose cambierebbero tantissimo: se pensi sempre di non avere abbastanza tempo, allora non ti basterà mai, sarai sempre in affanno. Se impari a godere e a impiegare bene il “poco” tempo che hai a disposizione, diventerà tantissimo e ti basterà per fare tutto quello che desideri.

Ti sei mai chiesta perché, ad esempio, se le ore del giorno sono le stesse per tutti, solo alcune persone raggiungono fantastici risultati? C’entra la dedizione, la convinzione che quello che stai facendo sia davvero quello che vuoi fare, c’entrano gli obiettivi a lungo termine e in parte anche l’autostima.

L’importante è che tu lo stia facendo per te e per seguire i tuoi desideri più veri.

Diventa una studiosa del tuo tempo

La prima cosa da fare per diventare più organizzata è capire come funzioni tu, nel modo più scientifico possibile.

Analizza per una settimana, meglio due, le tue giornate, con particolare attenzione alle ore dedicate al lavoro. In questo modo capirai se sei più concentrata al mattino o al pomeriggio, se il lunedì va bene buttarti subito a lavorare a bomba, o se è meglio lasciarti i lavori più creativi per un altro giorno.

Come si fa? Crea sul computer un foglio di calcolo, ma andrà bene anche un foglio a quadretti, e sulla sinistra segna le ore del giorno con incrementi di mezz’ora. A questo punto ogni mezz’ora, da quando ti alzi a quando vai a dormire, scrivi cos’hai fatto nella mezz’ora precedente.

Alla fine del monitoraggio sarà evidente se hai davvero un problema di mancanza di tempo perché hai troppe cose in ballo, e a quel punto si tratta di iniziare a delegarle o eliminarle, o perché lo disperdi in attività poco produttive.

Non tutti i giorni sono uguali

Ci sono giorni in cui riesco a lavorare concentrata per ore, e giorni in cui mi distraggo a ogni granello di polvere che volteggia nell’aria: immagino capiti anche a te. Anche le diverse fasi del ciclo mestruale influenzano le mie energie fisiche e mentali: ho imparato, ad esempio, che all’inizio del ciclo, durante la fase mestruale, ho bisogno di fare le cose con più calma, ed è un ottimo momento per pianificare e ideare. Può essere interessante tenere traccia del rapporto fra le tue energie e le fasi del ciclo mestruale: potresti scoprire cose interessanti su di te!

Nei giorni in cui la mia distrazione è ai massimi livelli cerco di modificare la mia to-do list infilando in queste “giornate distratte” delle attività che richiedono poca concentrazione, e che avrei comunque dovuto fare nei giorni successivi.

Un timer ti salverà

Per restare il più concentrata possibile, ma assicurarmi di alzare la testa dalla scrivania ogni tanto, uso un semplicissimo timer. Imposto un timer da 25 minuti, metto il telefono lontano da me, e chiudo tutte le schede del browser che non sono necessarie; lavoro per 25 minuti e poi mi prendo 5 minuti di pausa per sgranchirmi le gambe, bere un bicchiere d’acqua, guardare fuori dalla finestra, o fare qualche cosa di molto pratico in casa. Finiti i 5 minuti di pausa rinizio a lavorare per altri 25 minuti e così via.

Questa tecnica non l’ho inventata io, ma si chiama “Tecnica del Pomodoro”, e la uso anche per ricordarmi di fare una pausa ogni tanto in quelle giornate di massima concentrazione creativa: in quel caso però imposto il timer del lavoro a 45 minuti e quello per la pausa a 10, in modo che il cervello non mi vada in fumo a un certo punto rendendomi meno efficiente ed efficace.

Sei tu che decidi il tuo tempo, non un bip

Una cosa che ho imparato con l’esperienza, e che ti consiglio di fare subito, è togliere le notifiche dal telefono: in questo modo sei tu che decidi quando controllare le notifiche, tu che hai il comando del tuo tempo, non un’altra persona in un altro ufficio o in un’altra casa.

Se sei una che fino ad oggi ha avuto ogni tipo di notifica, non sarà facile passare da 100 a zero, ma ti esorto a farlo: puoi iniziare a togliere le notifiche di un Social per una settimana, poi toglierne un altro, poi togliere le email, e vedrai che sarà come riprendere in mano il totale controllo del tuo tempo.

Fatti aiutare dalla tecnologia

Per gestire al meglio tutti i progetti e le attività lavorative e non, affidati a uno strumento esterno, non al tuo cervello e alla tua memoria: tenere tutto in testa è la ricetta perfetta per sentirti sempre stanca e stressata.

Ovviamente puoi usare quaderni e agenda cartacei, ma il mio consiglio è quello di usare uno strumento digitale per gestire progetti e attività: sarai più efficace e non perderai tempo ogni volta che dovrai spostare un’attività da un giorno a un altro.

Se fai una ricerca su Google digitando “Strumenti di task management” troverai diversi tool, e ce n’è sicuramente una che “ragiona” come ragioni tu.

Quando ne trovi uno che ti ispira testalo per almeno 2 settimane per capire se fa al caso tuo. Puoi anche fare una ricerca su Google anche per vedere se ci sono recensioni riguardanti il tool che ti ispira, e cercare su YouTube se qualcuno ha fatto tutorial o raffronti tra diversi tool. Più tempo impieghi nella fase di “ricerca preliminare” del tool migliore per te, e meno tempo impiegherai per iniziare o imparare ad usarlo.

Se invece sei una che non può fare a meno dell’agenda cartacea, ti consiglio vivamente di averne solo una che racchiuda vita privata e lavoro, e di usarla sempre.

Il segreto della produttività in fondo sta proprio lì: nel trovare lo strumento giusto per noi e usarlo quotidianamente!

Un calendario sempre con te

Io non ho un’agenda cartacea che mi segue ovunque, quindi ho bisogno di un tool che sia sempre con me e che mi aiuti a tenere traccia di scadenze, appuntamenti e impegni vari.

Quel tool per me è il calendario digitale di Google: lo posso vedere sia dal computer che dal telefono, posso usare dei codici colore e soprattutto posso attivare dei reminder per ricordarmi le cose importanti.

Ho creato diversi calendari tematici relativi sia alla famiglia che al lavoro, e ho impostato le notifiche automatiche sul mio smartphone in modo da non perdermi nessun appuntamento. Avendo l’app di Calendar anche sullo smartphone, quando ho bisogno di prendere un appuntamento lo segno immediatamente lì, controllando subito che non ci siano altri appuntamenti nello stesso momento.

Ragionare sulla settimana ideale

Un problema molto diffuso è quello di sovrastimare il tempo a disposizione, e di sottostimare il tempo che ci vorrà a fare qualcosa: il primo passo da fare è capire quali sono le cose che facciamo sistematicamente nel nostro lavoro, per la casa e la famiglia, e quanto tempo impieghiamo per farle. Nel dubbio andiamo per eccesso: è sempre meglio trovarsi del tempo libero per tirare il fiato, anziché sentirci perennemente in affanno.

Un’analisi di questo tipo ci fornisce una fotografia realistica del tempo che abbiamo effettivamente a disposizione se vogliamo dedicarci a un nuovo progetto o un nuovo obiettivo.

La settimana a blocchi

La mia settimana ha un’organizzazione prevalentemente verticale: riprendere in mano lo stesso processo ogni giorno mi faceva perdere un sacco di tempo, mentre andare a fondo di quel processo un solo giorno a settimana mi aiuta a entrare in uno stato di concentrazione super produttiva che, alla lunga, mi fa risparmiare un sacco di tempo.

Raggruppa il più possibile le attività simili: le riunioni tutte nello stesso giorno, la scrittura o le attività creative tutte insieme, le commissioni, il parrucchiere e le visite mediche sempre e tutte nello stesso giorno.

Partire bene è arrivare bene

La mia settimana non inizia il lunedì mattina bensì la domenica pomeriggio. No, un attimo, non ti allarmare! Il weekend è sacro anche per me, ma è altrettanto sacra la produttività fin dall’inizio della settimana, quindi la domenica mi prendo 10, massimo 20 minuti per guardare gli appuntamenti e le cose da fare nella settimana, e avere chiaro cosa mi aspetta.

Il bello di avere una buona organizzazione è che quando al venerdì stacco, stacco completamente la testa dagli impegni e dalla to-do list, e mi ci vuole sempre un po’ per rimettermi in carreggiata. Il lunedì riparto carica come una molla, e se so già a cosa mi devo dedicare, mi posso mettere immediatamente all’opera. Se non avessi già tutto stabilito passerei le prime ore, quelle più produttive, a capire cosa devo fare e quando: sarebbe un peccato!

La domenica pomeriggio (qualcuno lo fa il venerdì pomeriggio, io ho la “sindrome della campanella”, quindi non vedo l’ora di spegnere il pc e correre via dalla scrivania. Tu fai delle prove per capire cosa ti è più congeniale) apro per prima cosa il calendario per vedere se ho appuntamenti già fissati che richiedono la mia presenza il tal giorno alla tal ora. Riprendo in mano la mia settimana ideale e “disegno” i blocchi di lavoro che ho a disposizione, allungandoli, riducendoli o spostandoli a seconda del tempo che ho.

Una volta che ho visto i miei appuntamenti, guardo sul task manager che cosa ho programmato di fare e portare a termine nella settimana, e inizio a infilare le attività nella mia settimana lavorativa, distribuendole in modo da avere un carico di lavoro più uniforme durante i giorni: non ha senso che il martedì abbia 12000 cose da fare e il venerdì nulla, anche perché è ovvio che non riuscirò a farle tutte martedì, e quindi poi le dovrò spostare, tanto vale essere più realistici fin dall’inizio della settimana!

Questo tipo di pianificazione della settimana mi assicura di portare avanti sia le attività normali, che quelle legati ai miei obiettivi per il trimestre.

Flessibilità, non perfezione

Non pensare che la mia settimana sia scolpita nella pietra: è sempre un work in progress. La prima volta che imposterai la settimana a blocchi con temi giornalieri lo farai andando “a naso” e sbaglierai. Amen. Riaggiusta finché non trovi una griglia che funzioni per te e applicala per qualche settimana, ma se senti attriti, cioè ad esempio vedi che un giorno hai più energia per fare un tipo di attività anziché un altro, inverti i blocchi!

Se ti rendi conto che nella tua settimana ci sono SEMPRE cose che non ti piace fare, che cerchi di evitare, che rimandi all’infinito… allora non abbiamo un problema di produttività ma di motivazione, quindi riparti da obiettivi e desideri, e dal perché hai iniziato a fare quello che stai facendo.

Ogni mattina si riparte da zero, da una lavagna bianca: se la giornata precedente è andata male pazienza. Non devi buttare via tutta la tua pianificazione: sistemi le cose, le sposti e riparti.

Una sola cosa alla volta

Lo so, pensi che per essere più produttiva sia utile fare più cose nello stesso momento, il cosiddetto multitasking.

Sarò diretta: il multitasking è il male assoluto. E molto, molto più produttivo fare solo una cosa per volta: farai di più perchè sarai concentrata, e nella concentrazione sarai più produttiva, non ti dimenticherai nulla per strada, e farai molta meno fatica mentale.

Il riposo è importante

Staccare dal lavoro e riposarti è un’attività produttiva, forse la più importante.

In alcuni periodi particolarmente impegnativi può capitare di lavorare di più del solito, ma deve assolutamente essere un’eccezione, non la regola. Il nostro “motore” ha bisogno periodicamente di rallentare, in modo da non essere costretto a fermarsi di colpo: ci hai mai fatto caso che nei periodi di forte stress ti viene quasi sempre un acciacco fisico che ti costringe a rallentare? No, non è casuale, è il modo che ha quella fantastica macchina che è il nostro corpo per dirci “Non ce la facevo più, te l’avevo detto che ero stanco, tu non mi hai ascoltato… e allora ti ho fermato io .”

Se è un periodo particolarmente importante e devi per forza lavorare con orari più intensi del solito, cerca comunque di prenderti un giorno alla settimana o qualche mezza giornata di svago o di relax: una camminata di mezz’ora ascoltando musica, la colazione al bar, la piega dal parrucchiere, sono piccole coccole che non ti portano via dal lavoro per troppo tempo, ma che sicuramente ti rigenerano. Ricordati anche di bere regolarmente, di mangiare bene, e soprattutto di non mangiare alla scrivania davanti al computer.

Non sei una macchina

La tua produttività e la tua energia non è, e non può essere, sempre uguale e sempre allo stesso livello: non sei un robot!

La tua produttività fluttuerà nel mese e nelle giornate, per questo è utile non riempire completamente le giornate di attività, ma lasciare degli spazi vuoti nella pianificazione per poter gestire cali di energia e di motivazione, eventuali errori di valutazione ed eventuali imprevisti. E a proposito di imprevisti, non ti arrabbiare quando arrivano: capitano a tutti! Se però ti accorgi che hai imprevisti ogni settimana, allora vuol dire che non sono poi così imprevedibili, quindi può essere utile programmare nella tua settimana alcune ore, o una mezza giornata, vuote da impegni e attività, in modo da avere un “cuscinetto” per gestire le cose che non avevi potuto pianificare in anticipo.