Organizza il lavoro e gestisci meglio il tempo: ecco come

Come gestire il tempo al meglio e organizzarsi sul lavoro

In un momento in cui la costante è la velocità di pensiero e di azione, ci si ritrova paradossalmente a non avere il tempo di fermarsi a riflettere su quello che stiamo vivendo e come lo stiamo vivendo: non abbiamo quindi il tempo di organizzare la nostra vita e quelle che sono le priorità, nella routine di tutti i giorni.

Ci assale l’ansia di dover riuscire a fare tutto perchè tutto è prioritario e la sensazione di stress aumenta se si pensa alla propria casa, la cui gestione richiede tempo e fatica, (che sembra essere sempre così carente perchè alcune faccende domestiche o organizzazioni casalinghe non sono state ottemperate!) o ci si sente stressate sul posto di lavoro perchè si teme di non riuscire a portare a termine i compiti prestabiliti ogni giorno, rischiando di portare a casa del lavoro da svolgere e cadere nel burnout.

Ne consegue, quindi che si arriva in ritardo agli appuntamenti, si perde l’autobus, non si rispettano le scadenze, il lavoro si accumula: allo stesso modo altri importanti impegni rischiano di affollare la mente di una persona che è già stressata. Si è spesso ‘sfasati’ e la distrazione, l’indolenza e la pigrizia finiscono per prendere troppo frequentemente il sopravvento.

E’ abbastanza evidente che non si può andare avanti così per troppo tempo: le ripercussioni della disorganizzazione sono tante. Ma come ci si rimette in carreggiata? Come si organizza meglio il tempo? Andiamo a vedere qualche consiglio utile.

Quali sono i rischi di una disorganizzazione del proprio stile di vita

Pian piano ci si accorge confrontandosi con gli altri che questo stato di essere, spesso, indica una distimia, (un insieme cioè di stanchezza, nervosismo, mancanza di concentrazione), rinforzata però dal fatto che il sovraffaticamento, che include tali sintomi, è sostenuto da una disorganizzazione del proprio stile di vita.

Tale quadro, non preoccupante, potrebbe autoalimentarsi come in un circolo vizioso. “Sono stanca e quindi distratta quindi mi demoralizzo e penso, penso…penso, ma mi accorgo che, più che pensare produttivamente, mi sto tormentando e nient’altro: cerco inutilmente al perché di tutto ciò, forse sono disorganizzata o cosa?“.

“Imparare ad organizzarsi per dare ordine alla propria vita muove i primi passi nel cominciare a ordinare le faccende meno importanti, magari piacevoli che con un piccolo sforzo mentale e fisico si possono eseguire – sostiene lo psicologo Roberyo Pani.

Sembra banale, ma una casa in ordine dove si possono facilmente ritrovare i propri oggetti e non perdere tempo, aiuta a stancarsi meno nel cercare e poi ri-ordinare; inoltre aggiunge quel senso di ordine che può incoraggiare a proseguire facendo sempre meno fatica e producendo molto di più e anche con un certo entusiasmo e miglioramento della fiducia”.

Come cominciare a lavorare con organizzazione? Ecco alcuni consigli 

1. Mettere in ordine il proprio ambiente di lavoro

Ordinare l’ambiente in cui si vive aiuta ritrovare gli oggetti che si cercano senza successo, pensando di averli visti: in questo modo si trovano più velocemente e ciò lascia tempo per compiere altre operazioni importanti.

Mettere in ordine la propria scrivania, ma anche ‘pulire’ il proprio computer, offre un senso di fiducia che favorisce il diventare più attivi. “Questa fiducia aumenta gradualmente – prosegue ottimista lo psicologo clinico Pani – mettendo in moto una sorta di attivismo progressivo che determina un miglioramento neurologico e conseguentemente psicologico: in sintesi, viene prodotta in maggiori quantità la serotonina che è un neuro-ormo-trasmettitore che alza il tono dell’umore, senza che ci sia bisogno di farsi prescrivere farmaci o integratori dell’umore.”

2. Stabilire le priorità

E’ molto importante avere una visione delle attività da fare e decidere quelle che hanno urgenza rispetto alle altre.

Dedicare il tempo in cui si è maggiormente produttive a quelle attività più impegnative ed incombenti e lasciare per i momenti in cui si è un po’ più stanche ad attività meno stressanti,  aiuterà a non creare confusione e ad organizzare meglio le attività in base alle priorità.

3. Un calendario in cui segnare le scadenze più importanti

Meglio ricorrere alla cara vecchia penna e carta se non ci si sente pronte per gli organizer telematici, oppure sfruttare la tecnologia per i calendari online che in automatico avvisano con degli alert su scadenze o appuntamenti.

4. Avere una lista dei “to do”

Evidenziare gli impegni assolti mano a mano che li si porta a termine: sembra banale ma vedere la lista di impegni che gradualmente si colora, come ad indicare ‘già fatto!’ aiuta a lavorare con impegno e celerità.

E questo ci sembra un buon proposito per ogni nuovo anno!