Organizzare un pranzo di beneficenza non è affatto facile. Per una buona riuscita dell’evento, ci sono diversi aspetti a cui non puoi non pensare. Un pranzo di beneficenza richiede innanzitutto una corretta pianificazione e i tempi giusti per invitare gli ospiti, fondamentali per l’operazione.
Dovrai selezionare attentamente i tuoi invitati ma anche pensare ad una location ad hoc. Il menù e le portate sono fondamentali per la convivialità ma non va sottovalutata la location, determinante per l’accoglienza degli ospiti.
Ecco allora le 5 cose da fare per organizzare un pranzo di beneficenza, quelle particolarmente importanti e dalle quali devi iniziare se vuoi che l’evento riesca in modo perfetto.
Seleziona i partecipanti
Se devi organizzare un pranzo di beneficenza la prima cosa a cui pensare è il numero e la tipologia dei partecipanti.
Se stai organizzando l’evento per conto di una associazione o di una organizzazione devi chiederti se renderlo accessibile esclusivamente agli iscritti oppure se estendere l’invito anche agli esterni.
Nel primo caso ti troverai ad organizzare un pranzo riservato a poche persone. Il numero degli invitati sarà ben definito in partenza, ma è bene comunque chiedere conferma della partecipazione.
Il secondo caso potrebbe essere più difficile da gestire ma è quello che consente di raccogliere più fondi da destinare alla beneficenza. Se questa è la soluzione che fa al caso tuo, devi pensare a come inserire i partecipanti e a come gestire le prenotazioni.
Puoi mettere a disposizione degli interessati un numero di telefono, un indirizzo email oppure pensare ad una piattaforma online in cui ogni partecipante può registrarsi e prenotare i posti di cui ha bisogno.
Dovrai chiudere la lista in anticipo per organizzare al meglio l’ospitalità in loco; dovrai comunque conservare qualche posto libero per far fronte agli eventuali imprevisti dell’ultimo minuto.
Scegli la location
Il secondo punto a cui devi prestare attenzione è proprio quello che riguarda la location: dove si terrà il pranzo?
Quando selezioni le location devi pensare al numero di ospiti che ti piacerebbe ci fossero ma anche alla tipologia del pranzo, in base a chi lo sta organizzando e al pubblico di riferimento nonché ai partecipanti.
Una location elegante è perfetta per un pranzo chic ma se stai organizzando un evento per una associazione sportiva locale – e prevedi la presenza di bambini – è meglio optare per qualcosa di meno formale, affinché gli ospiti si sentano a proprio agio.
Ricorda che il pranzo si svolge in pieno giorno e ogni location eccessivamente elegante potrebbe risultare fuori luogo soprattutto se il lusso del luogo scelto non rispecchia quello degli invitati, il dress code o il menù.
Prova il menù
Quando organizzi un pranzo di beneficenza è fondamentale pensare al menù perfetto, che metta d’accordo tutti e che non sia eccessivamente ricercato.
Anche nella scelta del menù giocheranno un ruolo importante i connotati dell’evento che stai organizzando e il committente. Se ti occupi di un evento benefico per un brand extralusso puoi concederti qualche lusso in più anche nel menù.
Puoi optare per una cucina ricercata e sofisticata, con chef stellati, e prelibatezze culinarie eccellenti ma dalle porzioni ridotte. I tuoi ospiti lo apprezzeranno!
Se invece stai organizzando un pranzo casual aperto a tutti ma con obbligo di prenotazione, un menù semplice che rispetti i palati meno fini è la soluzione.
Ricorda: il menù deve tenere conto di eventuali intolleranze ed allergie alimentari degli ospiti, ai quali dovrai chiedere di segnalarle al momento della prenotazione.
Dovresti anche pensare ad alternative per vegani e vegetariani, affinché ognuno possa consumare il pasto senza troppi imprevisti.
Predisponi la raccolta fondi
Un pranzo di beneficenza è finalizzato alla raccolta fondi da devolvere a favore di progetti, associazioni ed organizzazioni che solitamente vengono stabilite a monte e rappresentano il motivo stesso dell’organizzazione dell’evento.
Non ti resta che decidere la modalità di erogazione del contributo. Innanzitutto devi stabilire se intendi chiedere agli ospiti di contribuire alla causa in modo volontario oppure obbligatorio.
Nel primo caso potresti rendere l’evento aperto a tutti e senza obbligo di quote; potresti sollecitare donazioni ricordando l’importanza della causa benefica che stai supportando.
Nel secondo caso, invece, potresti chiedere una quota fissa di partecipazione, da riscuotere al momento della prenotazione del posto o da corrispondere all’ingresso.
Qualora propendessi per questa opzione, sappi che nulla ti vieta di sollecitare ulteriori donazioni attraverso altre iniziative. Puoi ipotizzare una lotteria a premi da abbinare al pranzo.
Pensa al dress code
Non puoi sottovalutare il dress code e la prima scelta da fare è: chiederlo o non chiederlo? Se il pranzo prevede un dress code è necessario indicarlo sull’invito ed informare prima della prenotazione che è richiesto un certo tipo di abbigliamento.
Il dress code deve rispettare la location e l’evento stesso, tenendo conto delle reali possibilità degli invitati di attenersi all’abbigliamento richiesto.
Puoi richiedere l’abito elegante solo se è in linea con il tipo di pranzo che stai organizzando. Stonerebbe in un ambiente poco formale. Potresti però, in alternativa, indicare un tema da rispettare oppure un colore da indossare assolutamente, come nei white party.