Come scegliere la location giusta per il matrimonio

Come scegliere la location per il matrimonio

Abbiamo deciso di compiere il grande passo e siamo alle prese con l’organizzazione del nostro matrimonio: la prima fase, quella cruciale, consiste nel riuscire a incastrare location, chiesa, documenti per il matrimonio e data delle nozze. È proprio per la scelta della location, che sia per le prime o per le seconde nozze, però che impiegheremo la maggior parte del nostro tempo: sono davvero molti i parametri da considerare, dalla posizione alla tipologia, senza sottovalutare i costi, le decorazioni e soprattutto il menù che ci verrà proposto.

App per le nozze

L’errore tipico, da evitare sicuramente, è proprio quello di cadere nella tentazione di scegliere una location esclusivamente in relazione alla sua bellezza estetica e alla posizione geografica. Sono veramente tantissime le considerazioni che dobbiamo fare in merito e soprattutto scegliere in base alle nostre necessità, i nostri desideri per quel giorno, con lo scopo di assolvere le nostre aspettative.

Come scegliere il colore giusto per il matrimonio

Un consiglio è di annotare su un’agendina tutto ciò che ci aspettiamo e che desideriamo ottenere dalla location che sceglieremo, con il fine di non dimenticare nulla e di riuscire a soddisfare ogni nostra richiesta. Durante il primo sopralluogo che faremo, dopo esserci accertati di avere il locale libero per il giorno che abbiamo scelto per la celebrazione, muniamoci di carta e penna con lo scopo di annotarci tutto quello che ci sarà detto durante il nostro incontro.

Osserviamo bene e scrutiamo tutto, dalla pulizia del locale, alla presenza di elementi degradanti che potrebbero essere poco gradevoli durante il nostro giorno speciale, fino ai bagni. Assicuriamoci che la dimensione degli spazi che sia adeguata al numero di ospiti che intendiamo invitare. La scelta della location inoltre dovrà essere rapportata al tipo di matrimonio che intendiamo realizzare: sportivo, casual, elegante, romantico, chic.

Se siamo romantici e chic, come location potremo scegliere un castello o una villa con parco, particolarmente adatta quest’ultima per un matrimonio di Primavera, elegante e raffinata. Se vogliamo qualcosa di più easy, un agriturismo o trattoria, saranno perfetti. Ricordiamoci solo, nel caso di stagione che permetta di trascorrere tempo all’esterno, di assicurarci che si possa sostare o anche preparare aperitivo in spazio adeguato alla situazione, outdoor.

Quali domande fare al ristorante?

Sono tantissime le domande che avremo da porre all’oste in un primo contatto telefonico ma soprattutto durante il nostro incontro per sopralluogo, con lo scopo di vedere con i nostri occhi la struttura e di avere informazioni riguardo costi, menù, condizioni, garanzie e molto altro. La prima cosa che dovremmo accertare è la disponibilità della location nella data che avremmo scelto per la nostra cerimonia. La location può anche ispirare i nomi dei tavoli al matrimonio.

Una volta accertato questo, sarà fondamentale chiarire le condizioni della caparra: infatti, è bene chiedere se sia previsto un acconto e quanto sia l’ammontare di questo, i termini entro i quali debba essere saldato il conto totale del ricevimento. In alcuni casi la richiesta è nel giorno stesso, in altri il giorno successivo o entro la settimana. Inoltre fondamentale chiedere quale sia il costo previsto, nel caso in cui il matrimonio subisca un contrattempo oppure una cancellazione per motivi personali e di vario genere.

In questa prima fase è ancora fondamentale chiedere se avremo l’esclusiva del locale per il nostro matrimonio in quella giornata, oppure se saranno organizzati contemporaneamente altri ricevimenti. In questo caso chiediamo dettagli sullo sviluppo dei due eventi in contemporanea, come saranno sistemati, dove e con che modalità, chiedendo cortesemente una non interazione tra le due tipologie di evento e soprattutto una garanzia della privacy del nostro ricevimento.

Se abbiamo la possibilità di usufruire di uno spazio esterno come un giardino o altro, domandiamo al gestore soluzioni alternative nel caso di maltempo, ore eccessivamente calde in giornate estive e altri imprevisti climatici, assicurandoci che la risposta sia soddisfacente e concreta senza costi aggiunti in un secondo tempo. Inoltre chiediamo con chiarezza e definiamo la capienza dello spazio, quanti invitati sia possibile ospitare sia all’interno sia all’esterno nelle due distinte soluzioni.

Chiediamo gli orari e la fascia oraria di disponibilità della location, soprattutto nel caso in cui decidiamo di organizzare un matrimonio by night, senza dubbio carico di pathos e davvero scenografico. Assicuriamoci che le ore extra, in genere dopo la mezzanotte, non siano un pagamento eccessivo: proprio per questo motivo dobbiamo richiedere il costo orario per l’utilizzo degli spazi insieme al costo del personale extra time. Questo per non avere sorprese al momento del pagamento del totale.

Per quanto riguarda il menù, inizialmente definiamo a tavolino insieme al gestore quello che potrebbe interessarci: cocktail party, antipasti freddi e caldi, primi, secondi, contorni, frutta e dolce, assicurandoci che il prezzo includa l’IVA, le bevande, la torta nuziale e ovviamente con la stampa dei menu. Se desideriamo portare una torta particolare, chiediamo la possibilità di farlo e richiediamo una decurtazione di parte della cifra dal prezzo totale. Chiediamo ancora se è contemplata una cena di prova gratuita nel costo totale del ricevimento, per gli sposi e per i propri genitori, in modo da assicurarsi della qualità del cibo che andremo a gustare in quel giorno speciale.

Assicuriamoci che il menù che ci sarà offerto durante il menù degustazione sia esattamente quello che abbiamo scelto noi, per poter decidere di confermare oppure modificare il menù finale del pranzo del ricevimento. Altra domanda fondamentale è la richiesta di pagamento delle persone effettive presenti al ricevimento: molto spesso, infatti, accade che i ristoranti chiedano un paio di settimane prima il numero esatto dei partecipanti al ricevimento per definire il costo totale. Nel caso in cui prenotassimo per novanta e una decina declinassero l’invito all’ultimo momento, chiediamo cortesemente se potesse essere possibile pagare per gli invitati effettivi il giorno del ricevimento. Se la richiesta sarà negata, chiediamo almeno un limite di tolleranza di tre o quattro persone. Altra richiesta, soprattutto se abbiamo problemi di allergie e intolleranze tra i nostri invitati, sarà quella di chiedere e assicurarci la possibilità di avere menù alternativi per queste persone.

Chiediamo ancora se accessori, addobbi e decorazioni centrotavola saranno allestiti e compresi nel costo del ricevimento oppure se dobbiamo occuparcene noi. In questo caso, potremo definirli in collaborazione con la fiorista che abbiamo scelto per l’allestimento della chiesa. Molti locali offrono sottofondo musicale ideale per completare l’atmosfera della festa: in genere, la scelta più comune è quella in stile pianobar con un DJ o un cantante che sia versatile e in grado di assolvere tutte le richieste degli ospiti nelle fasi del ricevimento, soprattutto nel taglio della torta e nel dopo pranzo. Assicuriamoci che la musica sia offerta dal ristorante oppure chiediamo come possiamo fare per organizzare noi quello che più ci aggrada. Ricordiamoci che dovremmo pagare la SIAE e assicurarci che tutti i documenti siano in regola affinché i cantanti e musicisti prescelti possano senza problemi offrirci la loro prestazione in tutta tranquillità.