In pochi sanno che i punti sono inutili quando si tratta di creare un account Gmail. L’indirizzo di posta elettronica formato dal classico abbinamento [email protected] sarà perfettamente uguale all’ipotesi in cui nome e cognome vengano scritti attaccati. Questo perché il sistema li leggerà allo stesso modo. Motivo per cui se ti capita di inviare un’email dimenticando di inserire il punto di separazione, non preoccuparti, arriverà comunque al destinatario.
Essendo figlio del più grande motore di ricerca del mondo, Gmail non poteva che essere dotato di una modalità di ricerca all’avanguardia per aiutare gli utenti a trovare subito le mail desiderate. Oltre alla generica funzione esistono varie chiavi di accesso alle mail più vecchie. Per esempio digitando una lettera o una parola seguite da “OR” e poi da un’altra lettera o parola il sistema vi mostrerà tutte le mail che corrispondono a quei due campi di ricerca. Inserendo la stringa “has:attachment” nel campo di ricerca, invece, restituirà tutti i messaggi contenenti allegati. Le possibilità sono quasi infinite, per conoscerle tutte basta andare sulla pagina Gmail Help.
Non tutti sono abituati a mantenere ordinata la propria inbox, dividendo le mail in cartelle o archiviando quelli che non servono, ma possono sempre tornare utili. Questo spesso genera però delle difficoltà nel momento in cui bisogna recuperare un messaggio datato, ma di una certa importanza. Per ovviare al problema, Google ha creato la funzione “Invia e archivia”, che consente di archiviare una mail grazie alla sola risposta. Per attivare la funzione basta accedere alle impostazioni cliccando sull’icona a forma di ingranaggio e cliccando su “generali” selezionare l’opzione “Mostra il pulsante Invia e archivia nella risposta” (come mostrato nella foto). Da questo momento ogni qualvolta comporrai un nuovo messaggio al momento dell’invio comparirà un nuovo pulsante.
Con Gmail è possibile accedere alla casella di posta anche da più dispositivi contemporaneamente. Questo significa, però, che spesso si corre il rischio di dimenticare una sessione aperta anche quando non si vorrebbe, per esempio se ci si è connessi dal computer di un’amica. Per tenere sotto controllo gli accessi basta aprire la propria pagina di posta, andare in fondo e cliccare sulla scritta “Dettagli”, poco sotto la scritta “Ultima attività dell’account”. Da qui si aprirà una finestra (quella nella foto) in cui è possibile vedere tutte le sessioni attive che si possono chiudere. Questa funzione si rivela utile anche per capire se c’è qualcuno che si introduce nella casella di posta senza autorizzazione.
A volte capita di inviare una mail a un destinatario sbagliato o di pentirsi di quanto scritto pochi secondi dopo. Grazie ai Labs di Gmail è possibile annullare l’invio entro un breve lasso di tempo e tornare a modificare il messaggio. Per attivare la funzione basta andare nelle impostazioni e cliccare in alto sulla casella “Labs”. Cliccando sull’opzione annulla invio si imposterà il servizio che terrà in sospeso le mail inviate per qualche secondo dando la possibilità di cliccare sul tasto “Annulla” in caso di ripensamenti.
A differenza di altri servizi di posta elettronica Gmail non utilizza le classiche cartelle, ma le etichette. Questo significa che anche con la mail di Google permette di organizzare i messaggi in arrivo in appositi raggruppamenti. Questo è possibile in modalità manuale, trascinandoli col mouse sull’etichetta corrispondente, oppure in modo automatico attivando dei filtri attraverso le impostazioni. Una funzione particolarmente utile per raccogliere tutte le mail promozionali o le newsletter che ogni giorno affollano il tuo account senza doverlo fare manualmente di volta in volta.
In questo caso non ci riferiamo alla risposta standard che viene mandata in automatico tutte le volte che si riceve una mail magari durante le ferie (funzione che è comunque attivabile facilmente dalle impostazioni generali), ma a quelle risposte più comuni che si è soliti utilizzare. Si tratta di risposte che per svariati motivi capita più volte di dover mandare a destinatari differenti (anche solo per pigrizia). Per attivare questa modalità basta andare dalle impostazioni sulla casella “Labs” e selezionare l’icona “Attiva Risposte predefinite” e salvare le modifiche. Così facendo, quando ti troverai a scrivere una mail di risposta che sai potrebbe essere comune, basterà cliccare in basso sulla freccia e, dal menu a scomparsa, scegliere la voce “Risposte predefinite” e successivamente “Nuova risposta predefinita”. Per utilizzarla, basterà compiere lo stesso percorso appena descritto e sceglierla dall’elenco delle risposte già salvate.
Capita a volte che si stabiliscano degli appuntamenti o delle cose da fare tramite posta. Gmail consente di salvare il messaggio tra le attività in calendario. Selezionando una qualunque mail ed evidenziando la parte di testo interessata sarà sufficiente cliccare sul pulsante “Altro” e selezionare l’opzione “Aggiungi attività”. Per ogni email inserita si potrà aggiungere una data entro la quale portare a termine l’attività e delle note descrittive.