Sconosciute (o quasi) ai più fino al marzo dello scorso anno, ora le riunioni virtuali sono diventate parte della nostra quotidianità lavorativa. E non solo quando davvero necessario. Ormai, ci siamo talmente abituati alle call da ricorrervi anche quando potremmo benissimo scambiarci una email o farci una veloce telefonata. Che siano comode è innegabile. Ma non hanno solo vantaggi. Uno dei limiti maggiori è rappresentato dalla mancanza di interazione reale. Uno svantaggio che, alla lunga, rischia di rendere la riunione stagnante e noiosa per i partecipanti.
Anche tu rientri nella “fortunata categoria” dei relatori di meet digitali? Niente paura: con qualche accorgimento puoi riuscire nell’impresa di non tediare la tua platea. In che modo? Se vuoi mantenere vivo l’interesse di chi ti ascolta devi adottare alcune strategie ad hoc. Eccono alcune molto efficaci.
Nelle riunioni virtuali bando ai monologhi
La prima banale ma fondamentale regola che devi seguire è: organizza riunioni virtuali solo se davvero non hai alternative. La seconda è: evita i monologhi. Se vuoi che i partecipanti siano attivi e diano il loro contributo devi dar loro spazio e fare in modo che le loro opinioni vengano ascoltate. Prevedi, quindi, delle pause, fai discorsi motivazionali e contempla dei dialoghi.
Nel caso in cui tu debba semplicemente fare un annuncio o condividere informazioni che non richiedono repliche e partecipazione attiva, limitati a mandare una email. Non serve una call: anche se il tuo ego la pensa diversamente, sarebbe una perdita di tempo e di energie per tutti.
Niente effetto sorpresa
Non devi annunciare che aspetti un bambino o che ti sposi. Nelle riunioni virtuali l’effetto sorpresa non aggiunge nulla, anzi. Qualche giorno prima del meet manda una email per presentare l’ordine del giorno e chiedi a tutti di preparare idee, soluzioni, domande.
Nella tua email aggiungi un messaggio in cui spieghi cortesemente al tuo team il galateo della videochiamata, ossia le regole di condotta da seguire durante la riunione, per esempio mettersi in uno spazio privato, non svolgere altri compiti, non rispondere al telefono.
Inizia in maniera “soft”
Anche se non vuoi far perdere tempo prezioso al tuo team e hai fretta, non partire subito in quarta e andare spedita al cuore del discorso. Il lavoro da remoto può essere isolante e dispersivo, quindi, all’inizio delle riunioni virtuali concedi a tutti qualche minuto per salutarsi e condividere il lavoro svolto. Chiedi ai tuoi colleghi i momenti salienti della loro settimana e quali sfide stanno affrontando e, soprattutto, fai in modo che ricevano gli apprezzamenti degli altri.
Ricordati che i legami fra colleghi incoraggiano la creatività, il lavoro di squadra e la collaborazione, quindi, assicurati che essi siano coltivati anche attraverso le piattaforme virtuali.
Usa un “rompighiaccio” per attirare l’attenzione
Concluso il momento dei saluti e degli aggiornamenti, riprendi la parola e dai ufficialmente inizio all’incontro. Per creare l’atmosfera giusta e condurre, letteralmente, i partecipanti all’interno della riunione, potresti usare un rompighiaccio. Si tratta di un esercizio di facilitazione che aiuta il gruppo a “riscaldarsi”. Online ne trovi diversi.
Secondo le ricerche, i rompighiaccio favoriscono la creatività, il problem solving e il coinvolgimento e mettono i partecipanti a proprio agio nel parlare e interagire tra loro: le condizioni perfette per riunioni virtuali efficaci.
Riunioni virtuali, non limitarti a parlare
Per quanto tu sia una brava oratrice e non abbia paura di “parlare in pubblico“, sappi che le sole parole spesso non bastano. Se fai una riunione parlando e basta rischi di perdere l’attenzione dei tuoi ascoltatori dopo poco tempo. Ricorri, quindi, a delle slide o, meglio ancora, a una presentazione animata.
Le immagini aumentano il coinvolgimento fino al 94%. Aiutano anche ad accrescere l’attenzione e la memoria del pubblico, promuovono l’inclusione e incoraggiano l’interazione. Prova a utilizzarle durante le tue riunioni virtuali per fornire un contesto, illustrare un punto o dare un po’ di leggerezza al discorso.
Assegna un compito a ogni partecipante
Per fare in modo che il tuo team partecipi con interesse alle tue riunioni virtuali potresti anche assegnare a tutti i membri un compito, come prendere appunti o moderare. Assicurarti che ogni partecipante abbia un ruolo – che si tratti di decisore, consigliere, facilitatore o esecutore – ti aiuta a coinvolgerli e a responsabilizzarli.
Non solo. In questo modo sarai obbligata a limitare il numero di invitati e questo è ottimo perché più persone seguono una riunione e meno coinvolta sarà ciascuna di loro.
Incentiva i tuoi colleghi a collaborare ed esprimere le loro idee
Durante le riunioni virtuali, motiva i membri del tuo team e incentivali a esprimere attivamente le loro idee. Convincere le persone a collaborare è un modo infallibile per mantenere interattive e interessanti le call.
Per raggiungere questo obiettivo puoi utilizzare alcuni strumenti digitali gratuiti. Per esempio, puoi servirti di app di lavagna virtuale o strumenti di note adesive per la fase di brainstorming. Puoi anche fare annotazioni collettive su Google Docs in modo che tutti siano coinvolti (e investiti) nell’andamento e nei risultati della riunione.