Clima teso in ufficio? Come risolvere i conflitti con i colleghi

Il problema dei conflitti con i colleghi non è di facile risoluzione. Pensa che da anni, esperti di risorse umane si interrogano su quali siano le strategie migliori e più efficaci per mettere tutti d’accordo. Però lo sappiamo bene: ogni persona è fatta a modo suo e reagisce in modo diverso agli input che gli vengono dati. Va da sé che il miglioramento delle relazioni sul posto di lavoro è un processo che non può essere replicato su vasta scala, ma che dev’essere effettuato sulla base di elementi molto individuali e soggettivi. Vediamo però alcuni aspetti su cui lavorare per risolvere i conflitti in ufficio con i colleghi.

Conflitti con i colleghi

Fatto il gruppo, trovato il conflitto. È fisiologico che, quando molte persone si riuniscono per raggiungere insieme un obiettivo, sorgano simpatie e antipatie. Non si può fare molto se non cercare di mediare i conflitti. Sebbene si tratti solitamente di un lavoro per risorse umane, anche tu puoi fare la tua parte per cercare di mediare in un conflitto in cui ti sei trovato coinvolto. Sembra strano a dirsi, ma spesso le persone sono molto più disposte ad ascoltare di quanto non si potrebbe immaginare. Ultima cosa, non certo per importanza, il tuo modo di parlare: ci sono dei comportamenti che, di certo, vorresti veder cambiare nelle altre persone, ma per quanto riguarda te, ci sono tante piccole o grandi cose che puoi fare per incentivare il cambiamento e ridurre l’impatto dei conflitti tra colleghi. Come affronti i problemi dipende molto anche da come li esponi a chi hai davanti: devono essere esposti non come montagne insormontabili, ma come fattori che non dipendono da una singola persona e che tutti possono migliorare. Andiamo nello specifico.

Conflitti con i colleghi: identificare il problema

La prima cosa da fare quando senti che si sta verificando un conflitto con i colleghi che magari ti riguarda è sicuramente quella di non ignorarlo. Se ti senti stressata o nervosa, rimandalo a un momento in cui sarai più serena, ma ricordati che questa diatriba dovrà essere fugata prima che possa ingigantirsi. Ignorare i problemi, lo sappiamo, non li fa scomparire. Spesso abbandonarli al loro destino significa che probabilmente tenderanno solo a ingigantirsi. Ora che sai qual è il problema, agisci subito: questo genere di conflitti tra colleghi tende a diffondersi a macchia d’olio, specialmente se gli interessati cominciano a lamentarsi con gli altri. Si creeranno schieramenti e divisioni, gruppetti che per loro natura sono sbagliati e nocivi per la salute del team.

Conflitti con i colleghi: creare un ambiente positivo

I conflitti con i colleghi possono essere una grande fonte di stress, anche per chi non è direttamente coinvolto nella faccenda. Oltre a sollevare gossip, questo genere di problemi solleva grossi polveroni che difficilmente portano a qualcosa di buono. Se ti trovi nel ruolo di mediatore (o sei una delle parti), fai in modo che il conflitto venga risolto in un luogo tranquillo, lontano da occhi e orecchie indiscreti. Prima di chiedere un meeting, fai in modo che tutte le persone presenti abbiano chiaro che non si sta salendo su un ring per combattere, ma l’unico scopo è quello di appianare una divergenza che sta diventando (o già è) un grosso problema.

Conflitti con i colleghi: non puntare il dito

Quando evidenzi un problema, sia esso via email o durante un colloquio vis-a-vis, è importante evitare di puntare il dito e fare nomi, specialmente quando non è assolutamente necessario. Invece di dire: “Roberto ha fatto questo…”, è meglio dire: “Si è verificata questa cosa specifica e vorrei che non si ripetesse mai più”. Ora che hai esposto il problema, ci sei in mezzo: è giunto il momento di essere assertiva. Evitare il problema o girarci intorno non ti servirà a uscire indenne da questa situazione. Devi andare dritta al punto e ascoltare con attenzione e imparzialità, evitando sempre gli atteggiamenti aggressivi. L’aggressività teniamola per un altro momento: la risoluzione dei conflitti richiede orecchie aperte e tanta buona voglia di venirsi incontro.

Conflitti con i colleghi: arrivare ai fatti

Lo sappiamo benissimo che questo genere di colloqui per la risoluzione di conflitti tra colleghi può durare un’eternità. Quello che un buon mediatore deve fare, anche se è una delle parti in causa, è non accettare il guanto di questa sfida. L’obiettivo della discussione è chiarire e comprendere esattamente l’origine del problema. Una volta individuata l’origine, bisogna capire come questo problema sia arrivato a deteriorare il rapporto fino a un punto che, forse, è già alla rottura.

Spesso chiedere scusa ha un effetto temporaneo. Quello che bisogna fare durante questo genere di riunioni è discutere insieme di una potenziale soluzione che vada bene a entrambe le parti, così da creare un ambiente di lavoro più sano. A questo punto, entrambe le parti del conflitto tra colleghi dovranno accettarla e portarla a compimento, lavorando per venirsi incontro al meglio delle loro possibilità. Ricordati sempre di rinforzare i comportamenti corretti con delle lodi o dei ringraziamenti. Evita di tirare fuori nuovamente la discussione alle spalle dei colleghi, se non per ragguagliare il resto dell’ufficio sul fatto che il problema è destinato a risolversi.

Conflitti con i colleghi: il ruolo del leader

Come devi comportarti se sei tu il capo di un gruppo in cui si stanno verificando dei conflitti? Se sei la leader di questo gruppo, potrebbe essere richiesto il tuo intervento per trovare un punto d’incontro tra le risorse in contrasto. La tensione tra i dipendenti ha, infatti, un forte impatto sul lavoro. Si stima che le maggiori difficoltà aziendali derivino dai conflitti tra colleghi per almeno il 60%. È quindi fondamentale che individui la natura di questo contrasto per risolverlo in breve tempo. Ogni valida leader sa intervenire e trarre uno spunto di crescita da ogni divergenza. Non devi necessariamente puntare all’assenza di contrasti, che invece sono vitali per creare un ambiente di lavoro stimolante, ma devi capire quando è il momento di agire per gestirli senza conseguenze negative.

Quando intervenire

Un diverbio tra colleghi può influire in maniera sfavorevole sulle prestazioni lavorative ma anche sul morale dei dipendenti. Per questo, è fondamentale un tempestivo intervento perché il tuo team tragga profitto dalle divergenza di idee e riprenda a lavorare per il bene dell’azienda. Lo stress lavorativo potrebbe indurli a prendersi un periodo di ferie per risollevarsi dai continui conflitti aziendali, lasciando in sospeso il loro lavoro per molti giorni. Le assenze ripetute di alcuni dipendenti potrebbero intaccare la produttività, che potrebbe essere salvata da una loro corretta gestione. L’elevata incidenza degli attriti tra colleghi non risolti dimostra che non tutte le leader sono disposte a risolvere questo tipo di problemi. Dalle mancanze più banali alle ostilità che si protraggono nel tempo: nessuno di questi segnali andrebbe trascurato. Non agire, però, in maniera impulsiva. Muoviti sempre con cautela e solo dopo aver individuato la natura del diverbio, che può manifestarsi in diversi livelli di gravità. Ricorda che le divergenze possono appianarsi anche naturalmente, senza che si renda necessario il tuo intervento.

Come intervenire

Purtroppo, non esistono regole generali che controllino il momento di agire. Puoi comunque seguire questa traccia, che ti aiuterà a capire il momento in cui sia indispensabile un tuo provvedimento:

• Individua se si sono verificati improvvisi cambiamenti nel comportamento dei tuoi dipendenti;
• Fai attenzione al comportamento di ognuna delle tue risorse;
• Osserva il linguaggio del corpo e il tono verbale;
• Controlla l’andamento delle assenze;
• Tieni traccia della produttività e concentrati su una sua eventuale riduzione;
• Valuta i livelli di stress;
• Non agire in caso di conflitti lievi: dai loro fiducia per tenere alto il morale del team e risparmiare il tempo richiesto per la gestione dell’eventuale diverbio;
• Preparati ad ascoltare tutti i dipendenti e falli sentire davvero compresi.

Classificare i conflitti

In un team gestito con una comunicazione aperta, non è garantito che le modalità proposte piacciano a tutte le risorse coinvolte. La gestione delle divergenze diventa quindi fondamentale e non va classificata necessariamente come negativo. La corretta risoluzione di uno scontro può condurre a grandi decisioni, a un netto miglioramento delle attività, a nuove idee e a relazioni che potranno essere sempre migliori e coese. Se sei la leader del gruppo, per la classificazione del conflitto, ti consigliamo di agire per gradi. Scopriamo i tre passaggi che potranno condurti a una risoluzione efficace dei problemi.

Diagnostica il conflitto

Individua il grado del problema, con diversi livelli di gravità che spaziano dal disaccordo verbale alle forme più severe di scontro. Prova a capire se si tratta di una divergenza di opinioni, di personalità, di leadership o di gestione delle attività.

Individuare un obiettivo

Lavora per obiettivi e pensa a quelli che la squadra dovrebbe raggiungere. Concentrati sulla soluzione: vuoi che tutti raggiungano un accordo o che sia presa una decisione? Individua tutti i passaggi da assegnare a ciascuna parte per arrivare a una soluzione che sia vincente per il gruppo e per l’azienda.

Concentrarsi sulle opportunità

Non considerare lo stress causato dalla risoluzione del conflitto ma valuta i benefici che potresti trarne come leader. Soprassedere non è la scelta giusta ma prendi ogni momento di tensione come un’opportunità per imparare e migliorare.

Cosa evitare nella gestione di un conflitto

Ogni leader che si rispetti deve porre la massima attenzione sui conflitti che possono insorgere nella propria squadra. Se ti rispecchi in questa visione devi – quindi – evitare di:

• Fare finta di niente e aspettare che tutto si risolva da sé;
• Non considerare chi non ha preso parte alla discussione: la tensione genera sconforto per tutti e può intaccare il lavoro dell’intera squadra;
• Giudicare: ognuno esprime il suo punto di vista, non parteggiare per nessuna delle risorse prese in causa. Non imporre la tua posizione.

Prevenire le discussioni

Se è vero che il conflitto è inevitabile, lo stesso discorso non vale per la prevenzione delle divergenze sulla quale dovresti lavorare quotidianamente. Per avere un controllo generale sulla situazione, raccogli spesso le impressioni dei dipendenti aprendoti al dialogo. Riconosci i loro contributi positivi ma evita di metterli in competizione, per non peggiorare la situazione. Definisci bene i ruoli ed evita la confusione, che è solo motivo di caos e malumore tra i dipendenti. Incoraggiali a chiarirsi autonomamente e fai capire di avere fiducia in loro.