Un corretto time management è fondamentale per lavorare con efficienza ma è, al tempo stesso, tra i processi più complicati. A destare preoccupazione sul lavoro è spesso l’incessante scorrere del tempo e la necessità di ottimizzare. La vita professionale, a volte, può diventare una corsa continua verso scadenze troppo vicine. Ma in fin dei conti si tratta solo di individuare e gestire correttamente le priorità sul lavoro.

L’obiettivo è quello di non lasciarsi distrarre da tutto ciò che può essere trascurato, posticipato, delegato e addirittura eliminato. La buona notizia è che esistono alcuni strumenti particolarmente utili ai fini di una corretta gestione del tempo. Ti aiuteranno ad essere più efficiente sul lavoro, a lavorare meglio e con meno stress.

Fai una to-do list

Le to-do list risultano particolarmente utili per individuare e gestire le priorità sul lavoro, ma anche nella vita di tutti i giorni. Si tratta di una semplice lista delle cose da fare ed è fondamentale che sia sintetica per essere consultata velocemente ed agevolmente in ogni momento.

La to-do list dovrà contenere un elenco delle attività in sospeso, non necessariamente in ordine di importanza ma, ti suggerisco, in ordine di urgenza.

Parti allora con lo scrive su un foglio di carta o in un nuovo documento digitale tutte le attività in sospeso, così come ti vengono in mente. La tua mente procederà automaticamente a richiamare prima le attività urgenti e poi tutte le altre.

Con la to-do list avrai sempre a portata di mano un elenco di ciò che resta in sospeso ma anche una lista di ciò che invece hai già fatto ed eliminato. Eliminare i punti dall’elenco sarà particolarmente soddisfacente! Scopri i nostri consigli per gestire il tempo sul lavoro.

Usa la matrice di Eisenhower

Un nome complicato per uno schema semplice e immediato che stravolgerà completamente la tua gestione del tempo. Non solo sul lavoro ma anche nella vita di tutti i giorni: la matrice di Eisenhower diventerà uno strumento fondamentale, una volta appresa, che ti supporterà anche nelle più semplici attività della vita quotidiana.

La matrice di Eisenhower non si limita ad evidenziare la tua lista di priorità sul lavoro ma ti suggerisce anche quali sono le attività che dovresti eliminare completamente e quelle che invece potresti delegare ad un tuo collaboratore.

Si tratta di disegnare un quadrato e suddividerlo in quattro tracciando due linee perpendicolari. Il primo quadrante in alto a sinistra è quello che raccoglie tutto ciò che è importante ed urgente. Il secondo quadrante indicherà le cose importanti ma non urgenti.

Al di sotto troveremo il quadrante delle cose non importanti ma urgenti e quello delle cose non importanti e non urgenti.

Devi assolutamente dedicarti alle attività che avrai inserito nel primo quadrate: meritano il tuo tempo e le tue attenzioni. Il secondo quadrante include le attività importanti, che devi svolgere in prima persona, ma che non hanno carattere di urgenza; puoi posticiparle.

I quadranti 3 e 4 contengono attività che puoi solitamente selezionare e ridurre e che puoi successivamente delegare.

La matrice semplificata

Un altro metodo per individuare e gestire le priorità sul lavoro è a metà strada tra la to-do list e la matrice di Eisenhower. Si tratta di una sorta di matrice semplificata che ha tutte le caratteristiche di un elenco.

Si divide solitamente il foglio di lavoro in due o in tre parti. Da un lato puoi indicare le cose in sospeso che devi fare assolutamente; dall’altro lato le cose in sospeso che però puoi cestinare ed eliminare dalla tua lista.

Un eventuale terzo blocco può riguardare i tuoi obiettivi sul lungo termine. Nello svolgimento delle varie attività lavorative, infatti, non devi mai trascurare quelli che sono i tuoi obiettivi reali.

Urgente vs importante

Il primo errore che si fa nell’individuazione e nella gestione delle priorità sul lavoro riguarda la caratteristica stessa delle attività. Si tende generalmente a confondere ciò che è urgente con ciò che è importante e, viceversa, si crede che una cosa urgente sia necessariamente anche importante.

Per una corretta gestione del proprio tempo è bene sempre avere chiara la differenza tra le due tipologie di attività. Quelle urgenti, infatti, possono includere questioni non importanti ma che richiedono comunque di essere svolte nel minor tempo possibile.

Di questa categoria possono far parte attività da delegare: le puoi assegnare ad un’altra persona, ad un collaboratore che se ne occuperà al tuo posto. In alternativa le puoi semplicemente posticipare.

Le attività importanti, invece, solitamente sono quelle che non puoi delegare ed è proprio a queste ultime che devi riservare le tue energie migliori.

Software e app per il time management

Siamo nell’era delle applicazioni e dei software: inutile dire che sono estremamente utili sul lavoro. Ti possono aiutare ad organizzare le tue attività lavorative, ad eliminare le distrazioni e a restare concentrata in modo da consentirti di lavorare in modo efficace ed efficiente.

Software e app consentono la condivisione di progetti con il proprio gruppo di lavoro; permettono di assegnare compiti e di suddividere incarichi e di tenere traccia dei progressi effettuati da ognuno fino al completo svolgimento delle attività indicate.