L’arrivo dell’estate fa rima con le attesissime ferie. Tutti (ma proprio tutti!) nei mesi compresi tra giugno e settembre si godono almeno una settimana di relax, che sia per andare in vacanza o semplicemente per staccare la spina e ricaricarsi. Ci sono però alcune cose che devi fare prima delle ferie onde evitare il rischio di pensare al lavoro anche quando dovresti solo rilassarti.

Per staccare il telefono e la mente e goderti qualche giorno di riposo assoluto, è importante sistemare le ultime cose prima di lasciare l’ufficio. Ecco quelle che devi assolutamente fare prima di spegnere il computer per andare finalmente in vacanza.

Fai una checklist

Al primo posto tra le cose che devi fare prima delle ferie c’è una checklist utile e funzionale. Prendi carta e penna e scrivi tutto ciò che devi organizzare prima di andare in vacanza.

È indispensabile per andare davvero in vacanza senza pensare al lavoro e ti sarà molto utile quando lascerai l’ufficio per verificare di aver fatto effettivamente tutto ciò che avevi messo nero su bianco.

La checklist, inoltre, è indispensabile anche perché potrebbero venirti in mente sempre più cose da delegare o da sistemare e appuntandole schematicamente non corri il rischio di dimenticarle tra la frenesia dell’organizzazione delle tue ferie.

Il passaggio di consegne

Stai per andare in ferie. Ciò significa che trascorrerai pochi giorni o diverse settimane senza lavorare. In questo periodo di relax potresti essere sostituita da una collega o da una persona chiamata appositamente per lavorare al tuo posto quando sarai lontana dall’ufficio. Se il tuo caso rientra in uno di questi, il passaggio di consegne è tra le cose che devi fare prima delle ferie.

Tra i tuoi compiti, infatti, rientra quello di informare la persona che ti sostituirà delle attività da portare avanti in tua assenza, delle e-mail a cui rispondere e dei clienti da continuare a seguire. Dovrai quindi prenderti mezza giornata per spiegare alla tua sostituta tutto ciò che è necessario monitorare quando non ci sarai.

Rispondi alle e-mail urgenti

Rimandare tutto a settembre è concesso ma ci sono alcune urgenze che non possono attendere. Se hai accumulato tante e-mail a cui rispondere, seleziona quelle che non possono aspettare il tuo rientro e rimanda le risposte a tutte le altre.

Non è detto che tu debba risolvere le questioni segnalate prima di andare in ferie ma almeno informa il tuo interlocutore che non sarai disponibile e che, salvo problemi davvero gravi, dovrà attendere il tuo ritorno.

Rispondere alle e-mail più urgenti, quelle che non possono aspettare, è tra le cose che devi fare prima delle ferie onde evitare di pensarci anche quando dovresti riposarti.

Avvisa della tua assenza

Avvisa i tuoi interlocutori abituali che sarai assente e fornisci loro la data del tuo rientro in ufficio o un eventuale recapito di emergenza al quale contattarti in caso di urgenza, se previsto.

Avvisare clienti, fornitori e colleghi che andrai in vacanza è una delle cose che devi fare prima delle ferie. In questo modo sapranno che non potranno fare affidamento su di te per il periodo limitato in cui non sarai disponibile.

Se dovranno rivolgersi ad un tuo sostituto, è bene segnalarlo nello stesso messaggio ed assicurarsi che la persona scelta sappia effettivamente gestire l’emergenza.

Imposta una risposta automatica

Considera che potrebbero arrivarti svariate e-mail anche nel tuo periodo di ferie. Non basta informare tutti: potrebbero scriverti ugualmente, dimenticando la tua assenza, oppure potrebbero arrivarti messaggi da persone che non hai informato delle tue vacanze.

Imposta una risposta automatica in modo che ad ogni e-mail ricevuta verrà inviato immediatamente un messaggio che informerà il mittente che non stai lavorando. Indica la data del tuo rientro in ufficio ed eventuali contatti di riferimento da utilizzare in caso di necessità.

Fai un elenco delle cose in sospeso

Tra le cose che devi fare prima delle ferie rientra un elenco di compiti in sospeso che ti sarà particolarmente utile al tuo ritorno, soprattutto se trascorrerai diverse settimane lontana dalle attività lavorative.

Prima delle ferie pensi di poter ricordare tutto ma il relax completo potrebbe cancellare dalla tua mente questioni in sospeso importanti che potresti far fatica a ricordare al tuo rientro in ufficio.

Appunta schematicamente ciò che prevedi di fare dopo le vacanze: in questo modo non correrai il rischio di trascurare attività importanti.

Distribuisci le tue mansioni

Se ci sono mansioni importanti che bisogna continuare a svolgere anche nei periodi di ferie e che non possono attendere il tuo rientro, ridistribuiscile tra i colleghi che restano in ufficio.

Potresti aver bisogno di garantire assistenza continua ad alcuni clienti o potresti avere la necessità di continuare a monitorare le e-mail, le telefonate, i messaggi sul numero aziendale e molto altro.

Tra le cose che devi fare prima delle ferie c’è quella di chiedere supporto ai colleghi in caso di effettiva necessità per distribuire le mansioni che non puoi interrompere neanche se sei in vacanza. Ovviamente prima o poi ti chiederanno di ricambiare il favore!