La gestione del tempo sul lavoro e la gestione dei progetti più strutturati potrebbero destabilizzarti e costringerti ad entrare in una spirale pericolosa nella quale lo stress avrebbe la meglio. La buona notizia è che si può evitare e, se ci sei già caduta, ne puoi uscire. Si può diventare più tempestive sul lavoro, e anche più immediate.

Il corretto time management è fondamentale tanto quanto il meritato riposo. L’individuazione delle priorità e la programmazione è vitale e i nostri consigli ti saranno molto utili!

Elabora un piano

Pianifica. Si può diventare più tempestive sul lavoro ma bisogna tenere traccia di ogni compito da svolgere, ossia pianificare punto per punto la propria giornata lavorativa.

Questa è una buona prassi sempre, e lo diventa ancor di più in caso di scadenze o di progetti complessi che richiedono un impegno costante o una reazione immediata.

Elabora un piano di lavoro e rispettalo. Includi tutto ciò a cui è necessario lavorare, fissa scadenze intermedie (che devi rispettare assolutamente) e priorità. Stilalo in modo che sia effettivamente valido e che comprenda momenti di riposo.

Fissa tempistiche

Hai un piano adesso: benissimo. il secondo passo è quello di fissare tempistiche. Ipotizza quanto tempo ti porterà via ogni punto del piano, in base alla mole di lavoro e all’impegno richiesto, e assegna ad ogni compito un monte ore da impiegare solo ed esclusivamente per quell’incarico.

Ricorda che, però, si tratta solo di una stima, il che significa che potrebbe rivelarsi inesatta nel momento dell’effettivo svolgimento del compito.

C’è una soluzione: per ogni punto del tuo piano, aggiungi un 20% o un 30% di tempo in più. Se credi di aver bisogno di un’ora per il primo punto della lista, considera un’ora e 20 minuti. Quel tempo in eccesso potrebbe esserti utile per finire il lavoro oppure per goderti un meritato caffè con i colleghi.

Nello stabilire le tempistiche ricorda il punto chiave: devono essere realistiche. Se per svolgere un determinato compito impieghi sempre 60 minuti, è possibile che tu riesca a svolgerlo in 55 oppure in 70, ma non in 30.

Un corretto time management è fondamentale: i nostri consigli per la gestione del tempo sul lavoro.

Smetti di procrastinare

Basta scuse! Smettila di procrastinare. Si può diventare più tempestive sul lavoro e tra le prime regole c’è questa: smettere di rimandare a domani ciò che invece si potrebbe fare oggi. Ciò che si deve fare oggi.

Hai stilato la tua lista delle priorità ed elaborato un piano di azione da rispettare, da oggi alla dead line che ti è stata assegnata. C’è sempre però quell’impegno a cui non ti va di tenere fede e che provi a rimandare al giorno seguente, alla settimana successiva, al pomeriggio o comunque ad un momento diverso. Nulla di più sbagliato: fallo subito ed eliminalo dalla tua lista.

Favorisci un approccio proattivo

Puoi decidere di giocare in difesa e ti avere un approccio reattivo, oppure puoi decidere di sposare quello proattivo. Puoi aspettare le mosse del capo e poi reagire, oppure puoi prevederle, anticiparle e non lasciati mai cogliere alla sprovvista.

Le persone proattive sono anche più produttive. Sono in grado di anticipare ed integrare le variabili più disparate nel proprio piano senza che venga sconvolto dallo svolgersi dei fatti. Essere proattivi significa anche essere flessibili e disposte a riprogrammare in base ad eventuali nuove esigenze.

Prevedi gli imprevisti

Ricordi quel 20% o 30% in più di tempo a disposizione che hai inserito quando hai fissato le tempistiche? Bene, saranno minuti (o ore) preziose che ti serviranno a gestire gli imprevisti.

Il cliente potrebbe cambiare idea in modo repentino, potrebbero esserci ritardi imputabili a te o ad altre persone, potrebbe rompersi uno degli strumenti che usi a lavoro o potresti trovare traffico per spostarti da un posto all’altro. Se impari a prevedere gli imprevisti, sarà più facile affrontarli.

Evita distrazioni

Minuti preziosi sprecati, mal utilizzati e non solo. Fanno parte delle distrazioni da evitare le notifiche dei social network e i messaggi su Whatsapp a tutte le ore ma anche un caffè di troppo con i colleghi, un break non necessario. Nulla di più sbagliato.

Silenzia le chat sul telefono e mettiti in modalità aerea, per non ricevere le telefonate. Se non puoi, usa almeno il silenzioso. Spegni TV, radio e ogni altra fonte di distrazione. Sei a lavoro su un progetto importante e devi sfruttare al massimo ogni singolo minuto che hai deciso di dedicare alla causa.

Concediti il giusto tempo per il riposo

Evitare distrazioni e smettere di procrastinare non significa rinunciare al riposo, che è invece di fondamentale importanza. Una pausa la mattina e una il pomeriggio, oltre ad una lunga pausa pranzo (un’ora, circa) contribuiranno a distendere i nervi e farti ritrovare la concentrazione necessaria.

Si può diventare più tempestive sul lavoro, si può reagire in modo immediato alle richieste più disparate, ma per farlo è necessario essere riposate per attivarsi immediatamente. Se a vincere è lo stress è tutto inutile.