Scrivere una mail? Niente di più facile, o forse no. Soprattutto quando si tratta di una mail lavorativa. Spesso, infatti, per la voglia di apparire diversi da ciò che si è (più sicuri, competenti, loquaci, ecc.), per la fretta o presi dall’emozione del momento, si tende a commettere tutta una serie di errori, per lo più di distrazione, che vanno a compromettere l’efficacia del nostro messaggio.
Parti in bozza inviate per sbaglio, toni non appropriati, errori tra i destinatari, informazioni che è meglio non dare o richieste poco consone. Insomma, le possibilità di errore sono davvero molte! Ecco, allora, quali sono quelli più comuni che si commettono quando si scrive una mail lavorativa e come fare per evitarli. Migliorando la vostra comunicazione a 360°.
Refusi, errori di battitura e/o grammatica
Banale, eppure comunissimo. Commettere errori di battitura quando si scrive un qualsiasi tipologia di testo può accadere a tutti. Un po’ più grave, però, è quando questi errori sono ripetuti o peggio riguardano la grammatica e la lingua in cui si scrive. Soprattutto quando si tratta di una mail lavorativa.
Il motivo? Inevitabilmente, anche questo mezzo viene usato da chi legge per valutare le vostre competenze, intelligenza e professionalità e anche un semplice errore di distrazione può compromettere il “giudizio” che viene fatto su di voi. Oltre poi a sminuire l’importanza di ciò che state scrivendo. Ecco perché è fondamentale prestare la massima attenzione a ciò che si scrive (e a come lo si fa), rileggendo, rileggendo e rileggendo ancora se necessario.
Dilungarsi troppo nell’introduzione
Quante volte, aprendo una mail, vi siete lamentati della lunghezza del testo? Magari saltando a piè pari tutta la parte iniziale andando a cercare con lo sguardo i punti salienti del discorso per non perdere tempo? Sicuramente molte. Ecco perché, quando si scrive una mail lavorativa, è importante andare subito al punto che si vuole trattare e solo dopo (se necessario) dilungarvi in spiegazioni o dettagli in più.
In questo modo, il destinatario della vostra comunicazione avrà subito chiaro il motivo della vostra mail e avrete più possibilità di ricevere una risposta in breve tempo senza essere cestinate o rimandate a data da destinarsi. Un errore da non fare e un piccolo trucco per garantirvi l’attenzione che meritate.
Inviare la mail lavorativa prima di averla completata
La fretta si sa, non è mai una buona consigliera. E questo vale anche quando si parla di scrivere in modo adeguato una mail lavorativa. Capita spesso (e anche troppo) di inviare un testo incompleto, magari con una parte che ancora era più una bozza che un qualcosa di definitivo (e con tutti gli errori di forma e contenuto del caso).
Rimediando, poi, con l’invio a catena di altre mail a supporto e integrazione della precedente. Un errore che oltre a far perdere tempo a chi riceve la vostra carrellata di comunicazioni, non darà una grande impressione riguardo la vostra precisione e professionalità. Come per il primo punto, quindi, rileggere è un passaggio fondamentale che vi consente di capire se la vostra mail lavorativa è davvero terminata, completa e pronta per essere definitivamente inviata.
Fare battute, scherzi o mancare di rispetto
Se da una parte la comunicazione scritta ha tantissimi vantaggi, dall’altra può essere anche molto pericolosa. Quando si legge, infatti, non è sempre chiaro il tono o l’intenzione con cui una determinata frase è stata scritta. Ed è molto semplice fraintendere sia lo scopo che il significato di ciò che viene detto. Ecco perché, proprio per evitare di offendere o creare disagio a chi riceve la vostra mail, è importante non fare battute, doppi sensi o scherzi di alcun genere.
E soprattutto evitate di scrivere qualsiasi cosa che possa essere anche solo lontanamente interpretata come una mancanza di rispetto. Di qualsiasi genere si tratti. Dopo tutto è sempre bene ricordarsi che in una mail lavorativa il tema principale è il lavoro. Per le battute e la voglia di prendersi qualche confidenza in più ci sono luoghi e tempi migliori.
Mail lavorativa? No alla troppa confidenza
Non importa che conosciate la vostra collega o capo da vent’anni. Quando si parla di mail lavorative l’atteggiamento tenuto all’aperitivo della sera prima deve necessariamente lasciare posto alla formalità, soprattutto se in copia alla mail ci sono altre persone (conosciute e non). No a saluti troppo amichevoli, linguaggio troppo confidenziale o frasi fuori contesto, nemmeno se la tentazione è forte. Fermatevi, cancellate e riscrivete.
Eviterete brutte figure, di sembrare poco serie e di mettere in imbarazzo il destinatario della vostra mail. Oltre a mantenere il giusto e sano distacco che è bene avere in un ambiente lavorativo. E in tutto ciò che lo riguarda, mail comprese.
Pochi errori che potrebbero definirsi banali ma che di fatto sono quelli che vengono fatti maggiormente all’interno delle mail lavorative, anche (e forse ancora di più) dopo tanti anni di esperienza. Ma per cui basta solo un minimo di attenzione in più per essere evitati e rendere la vostra mail lavorativa un esempio di professionalità e correttezza, in tutti i sensi.