L’organizzazione sul lavoro è tutto ma devi sapere che, per migliorare la situazione, devi partire da te stessa. Non puoi delegare, rimandare a domani o prendere strade alternative.

Esistono, infatti, alcuni modi per pianificare la giornata e per rendere proficuo ogni minuto di tempo. Devi solo sapere da dove cominciare per dare avvio a questo cambiamento così importante per la tua carriera.

Se la tua lista di email da aprire si sta facendo sempre più lunga, i progetti da consegnare si accumulano e le riunioni non ti stanno lasciano nessuna tregua, allora potrebbe essere arrivato il momento di cambiare rotta. Vediamo insieme come dei fare.

Prenditi il giusto tempo

Se, fino a questo momento, hai pensato che iniziare a lavorare dal minuto zero ti rendesse più produttiva allora… Hai sbagliato! Prenditi tutto il tempo che ti occorre prima di cominciare con le tue attività quotidiane. Fai la tua prima pausa non appena raggiungi la tua postazione.

Si tratta di non più di 10-15 minuti di tempo per dare un’occhiata rapida alle email rimaste arretrate (e a quelle appena arrivate) e per scorrere i compiti da svolgere, gli incontri programmati e le richieste.

Non leggere tutto attentamente ma valuta il carico di lavoro che hai di fronte, cercando di capire quale sia quello più urgente e selezionando i messaggi che hanno bisogno di una risposta immediata. Puoi inoltre segnare le email importanti in cima alla lista di quelli da leggere.

In questi pochi minuti, che prima magari non consideravi importanti, puoi tenere traccia della tua giornata e calcolare il tempo che hai a disposizione.

Scrivi tutto

Sei piena di dispositivi tecnologici che ti aiutano sicuramente a tenere il conto di tutto quello che devi fare durante la giornata. Hai ragione. Eppure scrivere a mano rappresenta un ottimo modo per memorizzare tutti i compiti che ti aspettano e quelli ai quali dare priorità.

Tenere tutto a mente non è infatti la scelta più giusta, anche se ritieni di avere una memoria di ferro. Scegli anche di differenziare i diversi appunti con colori riconoscibili, in modo da avere tutto sotto controllo a colpo d’occhio.

Attenzione all’overscheduling. Pianificare va sicuramente bene ed è un vantaggio, ma tutto deve essere commisurato al tempo che hai a disposizione. Riempire troppo la tua agenda potrebbe significare fare l’errore contrario: pondera con cura tutti i compiti da svolgere.

Individua le prorità

Per poter cambiare il tua organizzazione sul lavoro, devi assolutamente definire le priorità. Evidenzia le urgenze con colori diversi in modo da tenere sempre a mente quello che devi fare.

Imponiti anche delle scadenze, per capire di quanto tempo hai bisogno per portare a termine un determinato progetto. Compresi quelli che ti richiedono pochi minuti e che puoi consegnare subito. Prova a spostarli in cima alla lista per liberartene immediatamente.

Se, per caso, un progetto non presenta una deadline specifica, allora imposta tu stessa una scadenza. E non rimandare sempre al giorno dopo. Questo atteggiamento potrebbe infatti portare a dimenticartene o a farle diventare urgenti.

Dai una scadenza a tutte le attività, anche laddove non siano indicate. Quando le avrai completate, ti sentirai sicuramente meglio e avrai meno cose da fare.

Essere professionali significa rispettare i tempi e i progetti che ti vengono assegnati. Attraverso la giusta organizzazione puoi aspirare a diventare un punto di riferimento e una figura alla quale potersi rivolgere per ogni tipo di richiesta.

No al multitasking

Siamo naturalmente portate a svolgere più attività nello stesso momento, pensando di aumentare la produttività e guadagnare del tempo prezioso. Eppure, avrai già capito che non è proprio così.

Evita, quindi, di svolgere più attività nello stesso momento e prenditi il giusto tempo per portarle tutte a compimento. Il no al multitasking è assoluto. Non avere fretta: per questo è importante che sia perfettamente organizzata per non avere brutte sorprese e per gestirti al meglio.

Fare tutto e bene non è infatti possibile. Ogni attività richiede il giusto tempo per essere svolta al meglio, quindi prevedi un’adeguata quantità di minuti per portare a termine un compito che ti è stato assegnato o una determinata attività. Fare più cose contemporaneamente è stressante e si riversa sulla tua capacità di concentrazione, che cala all’aggiungersi di lavori.

Non partecipare a troppe riunioni

Gli incontri di lavoro sono certamente importanti, ma devi capire bene quali siano le riunioni indispensabili e quelle che invece puoi saltare. Inizia a stilare un piano di tutto quello che ritieni fondamentale e decidi liberamente a quali riunioni non prendere parte.

Se invece la tua presenza è davvero fondamentale, allora devi parteciparvi ed essere attiva in modo che il tuo tempo non vada sprecato. Proponi idee e soluzioni, esponi il tuo punto di vista. In questo modo, puoi certamente percepire questo incontro non come una perdita di tempo ma come un momento attivo della tua giornata lavorativa.