Lavorare da remoto è ormai diventata consuetudine, il nuovo way to work per l’80% delle persone che hanno trasferito l‘ufficio a casa. Smart working è una parola ormai entrata nel vocabolario di ognuno.

I rapporti dietro lo schermo, però, possono essere più difficili, perché manca il contatto reale con colleghi e superiori. Ecco quindi che è necessario seguire alcune buone maniere per essere educate anche a distanza, una sorta di galateo del lavoro da remoto.

Le buone maniere da remoto

Mettiamo in pratica, in chat e in video call, ciò che faremmo nella vita reale, in ufficio, in sala riunioni o con il nostro team di lavoro. Le regole principali -e quasi banali, forse – sono: salutare quando si arriva, non dimenticarsi di ringraziare o chiedere scusa, e congedarsi con educazione. Prima di chiudere una call di lavoro o lasciare una chat, anche se solo scritta, si saluta: avvisate sempre i vostri colleghi in ufficio e quelli in smart quando andate via.

Gestire microfono e web cam

Un’altra regola da rispettare, del galateo del lavoro da remoto, è saper gestire web cam e microfono. Ricordati che lavorare da remoto equivale ad andare in ufficio, quindi è bene essere presentabile, in ordine, pettinata e ben vestita (almeno nella parte visibile dai colleghi!).

Ricordati di disattivare la web cam se avverti situazioni imbarazzanti che potrebbero essere inquadrate (come famigliari che passano dietro alle tue spalle all’improvviso, o il gatto che sale sulla scrivania!).

Se non stai parlando rendi muto il tuo microfono, per evitare che entrino rumori ambientali o l’eco dell’audio del pc. Consiglio: usate delle cuffie con il microfono, o gli auricolari del telefono.

Inizia la call in maniera discreta

Quando si entra in chat è sempre cosa apprezzata tenere il microfono disattivato e la cam spenta. Attiva il microfono per salutare. Iniziare una riunione, irrompendo con saluti collettivi e sistemandosi in cam, non è gentile ed educato.

Attendere il proprio turno e rispettare le gerarchie

Può risultare banale ma, tra le regole del galateo del lavoro da remoto, c’è quella del saper prendere parola: è utile ribadire che non ci si parla sopra, i turni sono da rispettare (chiedere parola con gli appositi tools), e tener conto delle gerarchie tra i partecipanti. Si tratta sempre di una riunione, quindi rispettate le stesse regole, come in ufficio.

Comportarsi rispettosamente con il resto del team

Alla scrivania di casa siamo da sole, ma lavorare in smart working non vuol dire lavorare in solitaria. Il team esiste e noi dobbiamo esserci per loro. Siate sempre presenti ed attive. Interagite, non svolgete altre attività durante call e riunioni e, se il rapporto è particolarmente confidenziale, ritagliatevi qualche minuto a fine riunione per scambiare quattro chiacchiere (come alla macchinetta del caffè, insomma).

Rispettare le gerarchie

Un’altra regola fondamentale del galateo del lavoro da remoto è: sapersi relazionare con professionalità, rispettando ruoli e posizioni.

Quando partecipiamo ad una riunione in chat o in call, tenere presenti le gerarchie anche se le chat sembrano annullarle.

Essere puntuali

Alla scrivania di casa, davanti allo schermo di un pc, ma organizzate e puntuali. Queste sono due delle parole d’ordine per essere operative ed efficienti. Così, anche da remoto, potrebbe distinguerci per professionalità e precisione.

Come se fossimo in ufficio: gli appuntamenti, seppur a distanza e non in sala riunioni, vanno rispettati. Rispettare gli orari di inizio e di fine delle riunioni è fondamentale, così come essere puntuali con le scadenze di consegna di un report, o di una presentazione.

In questo caso, il lavoro da remoto, potrebbe rivelare dei pro inaspettati. Spesso avere un calendar con orari prestabiliti, consente di sfruttare il tempo nel miglior modo, senza dilatare le ore passate in riunione, o sprecare tempo prezioso.

Gli strumenti giusti e quelli da evitare

Lavorare da casa ci ha permesso di famigliarizzare con diversi nuovi strumenti che hanno reso agile l’operatività. Nel vasto universo delle piattaforme per call e presentazioni, ci sono però delle differenze. Perfetti da utilizzare sono: Google Calendar, utile per promemoria di call e attività lavorative. Gratuito, intuitivo e condivisibile anche con altri account.

Mattermost e Skype utili per messaggi rapidi e chiacchiere con i colleghi (attenzione a non abbondare con meme ed emoji: siate sempre professionali). Zoom o Hangout: ideali per fare call numerose e per condividere il proprio schermo con altri colleghi.

Da evitare: Whatsapp, Telegram o altre app di messaggistica sul PC: distraggono con messaggi di amici e familiari e non sono mai uno strumento professionale per parlare con colleghi e/o clienti.

Chat o e-mail?

Quando si tratta di una comunicazione importante, ufficiale e/o da tenere in archivio, prediligere sempre la mail. La chat non sostituisce una mail, non possiamo avere certezza che i nostri colleghi memorizzino quanto detto in chat. Inoltre le chat non hanno sempre un sistema di archiviazione e ricerca.