Si dice che il potenziale multitasking sia un talento innato, e spesso si aggiunge questa capacità al proprio curriculum vitae con una punta d’orgoglio. La verità è che il mutitasking è un muscolo da allenare e richiede un intenso sforzo per poter essere considerato efficace.

Esistono svariati modi per imparare a potenziare questa capacità che di innato, in realtà, ha ben poco. L’importante è dare sempre priorità al proprio benessere psicofisico. Ecco perché stiamo per fornirti 5 potenziali ostacoli che si frappongono tra te e la realizzazione dei tuoi obiettivi.

Ci sono troppe cose da fare

Certo, il potenziale multitasking serve proprio a questo, no? È la padronanza della gestione del tempo al fine di poter svolgere con successo più attività contemporaneamente. Eppure, come ben sai, sul lavoro e nella vita domestica sulla carta tutto funziona alla grande. È quando il telefono comincia a squillare, le email fioccano, ti chiamano da tre uffici diversi e la deadline si avvicina che il concetto di multitasking comincia a diventare un’arma a doppio taglio.

È vero, sei abituata a gestire tante cose alla volta senza andare sotto stress. Dando per assodato che non tutti i giorni sono uguali, e dunque è assai probabile che il tuo potenziale multitasking vari in base a molti fattori ambientali non del tutto dipendenti da te – c’è un limite a quello che puoi fare con due braccia. E la tua buona volontà.

L’ambiente di lavoro può diventare un luogo caotico a livelli inimmaginabili, specie nei periodi di punta. Non sentirti in difetto perché il tuo potenziale multitasking viene messo a dura prova dalla giungla quotidiana.

Il potenziale multitasking va a farsi friggere quando tutto è urgentissimo

Quante email urgentissime ricevi al giorno? E quante di queste lo sono davvero? In cuor tuo sai che meno di ¼ delle comunicazioni importantissime e urgentissime sono tali. Risulta dunque molto importante trovare un accordo in ufficio sullo smistamento delle comunicazioni. Si tende infatti a fare una gran confusione tra le attività urgenti e le attività importanti. Entrambe rivestono un ruolo chiave nella to-do list, eppure hanno precedenze diverse. Un lavoro importante richiede tempo, ma non è necessariamente urgente. Un lavoro urgente e importante passa invece davanti a tutti gli altri.

Il multitasking ti torna utile quando riesci ad attribuire il giusto peso ad ogni attività. Questo vale per te, ma anche per tutti coloro con cui stai collaborando.

Delegare? Giammai!

Non possiamo sottolineare abbastanza l’importanza dell’arte della delega. È vero, potrà sembrare uno scaricabarile, ma tutti sappiamo in cuor nostro che non è così. Il potenziale multitasking si esprime al suo massimo quando possiamo concentrarci unicamente sulle cose che contano.

Non ha senso investire energie fisiche e mentali per svolgere attività che non sono direttamente collegate ai nostri obiettivi. E che sappiamo benissimo essere nel mansionario di qualcun altro. Trattandosi di un’attività faticosa, il tuo tempo di “multitasking” è limitato: sfruttalo sulle vere necessità quotidiane.

Il potenziale multitasking viene dato per scontato

È vero, sei brava. Nessuno può negarlo. Tuttavia, la tua capacità di fare multitasking non può essere data per scontata nel tuo piano di lavoro quotidiano. Ciò significa che nessun mansionario dovrebbe prevedere che tu faccia tante cose contemporaneamente, senza interruzioni, al fine di portare a termine ogni singolo task.

Capisci che non si tratta di una possibilità ragionevole. In questi casi, esistono conclamati effetti negativi del multitasking sulla persona che sei. Le risorse attentive del tuo sistema cognitivo sono limitate: un carico eccessivo e prolungato provoca uno stress difficile da controllare.

Puoi fare tante cose contemporaneamente, ma non puoi farle tutte, né sempre. È fisiologicamente impossibile. Incoraggiare la produttività di un team di lavoro è cosa buona e giusta. Tuttavia, incoraggiare il multitasking senza se e senza ma può risultare in gravi conseguenze sulla salute.

Quando il potenziale multitasking si trasforma in distrazione

Qualcuno dà la colpa alla tecnologia, e di sicuro questa non ha aiutato. Tuttavia, focalizzare la propria attenzione su più elementi allo stesso tempo esercita una certa pressione sulla nostra facoltà di lavorare.

Ciò porta inevitabilmente a degli scivoloni. La mente, per difendersi dal carico di lavoro improvviso, scivola via. Sottile e impercettibile, comincia a distrarsi e ci porta verso lidi migliori. Sono passati cinque, dieci, venti minuti e non hai combinato niente: non solo non hai svolto i due lavori al tempo stesso. Non ne hai fatto neanche uno!

Quando ti succede, ascoltati e rallenta. Se il tempo per fare tutto non c’è, il multitasking non ti salverà in extremis. Raccogli le tue forze e sfrutta il modello di attività urgenti/importanti per dare le giuste priorità ai compiti da svolgere.