La maggior parte di noi pianifica il proprio calendario scegliendo gli incastri migliori nel tentativo di coprire l’impossibile. L’overscheduling non ci spaventa: ci impegniamo a fare di più di quanto dovremmo e di quanto ci venga richiesto, pensando di avere risorse infinite. Spesso, siamo portate a ignorare le conseguenze della pianificazione eccessiva e non ci accorgiamo di chiedere troppo a noi stesse fino a che non siamo esauste.

Sul lungo periodo, l’overscheduling potrebbe compromettere la nostra salute ma anche le nostre relazioni più strette, facendoci perdere contatto con la realtà. Pianificare troppo potrebbe quindi sortire l’effetto contrario e farci sentire smarrite. Vediamo insieme come capire quando stiamo pretendendo troppo da noi stesse.

Overscheduling, come capire se stai esagerando

Quando hai un’agenda piena di impegni e di obiettivi da portare a termine, ti soffermi poco sulla reale utilità di quello che stai per fare. Finisce per perdere un’infinità di tempo in qualcosa che avresti potuto rimandare, delegare o addirittura non fare. Il primo passo per liberarti da questo problema è ammettere di averne uno e iniziare a muoverti verso una pianificazione gestibile.

Se riempi le tue caselle con troppa facilità e senza riflettere, allora puoi dire di essere facile preda dell’overscheduling. Una pianificazione ragionata e non cumulativa richiede del tempo e, se ne stai impiegando troppo poco, può darsi che tu sia maggiormente concentrata sulla qualità piuttosto che sulla quantità. Dovresti prenderti tutto il tempo necessario per valutare quali attività sono davvero necessarie, quali puoi spostare e quali puoi abbandonare del tutto.

Hai perso il controllo

Se nel tuo planning non sono presenti anche solo pochi minuti di pausa, allora la tua pianificazione sta diventando smisurata. Il tuo piano dovrebbe prevedere dei tempi di riposo, senza che i tuoi impegni siano fissati uno dopo l’altro. Se non sono previste delle zone “cuscinetto”, allora stai decisamente chiedendo troppo alle tue risorse fisiche e mentali.

Non solo. Ti stai negando quel tempo necessario a compiere quella sorta di transizione mentale e fisica che è fondamentale per passare da un impegno all’altro. In particolare, se hai fissato due riunioni per il pomeriggio, dovresti concederti alcuni minuti per riordinare le idee e riprendere con una nuova attività. Questo passaggio è essenziale se vuoi sempre essere al massimo delle tue potenzialità. Ecco perché pianificare troppo non serve e potrebbe essere, addirittura, svantaggioso.

Non gestisci la concentrazione

Tutte abbiamo dei picchi di energia e di concentrazione, quindi la tua agenda deve tenere conto di questi momenti favorevoli e rispecchiare l’andamento della tua giornata in base a queste caratteristiche che sono solo tue.

Allineare gli impegni senza tenere conto di queste particolarità è controproducente per la tua attività o per te stessa, che pur di portare a termine quanto prefissato sei disposta a ogni tipo di sforzo. Pianifica la tua agenda valutando tutti gli impegni, dando più importanza a quelli che ritieni di maggior interesse.

Non rispetti i tuoi limiti

Non è facile stabilire quantità di tempo di cui hai bisogno per portare a termine la tua attività, quindi l’overscheduling potrebbe essere un effetto collaterale di quest’informazione che ti sfugge. Puoi provare a cronometrare il tempo che ti occorre per ogni compito, ripetendo l’operazione per tre volte e facendo la media del tempo impiegato.

Se non puoi avere una linea dei minuti che ti occorrono a portare a termine un determinato compito, allora puoi sempre raddoppiare il tempo che ritieni possa occorrerti. In questo modo, ti avvicinerai al fabbisogno di ore richiesto e potrai anche guadagnare un vantaggio sul task successivo. Non programmare più di un’attività impegnativa per una sola giornata.

Ti senti multitasking

Essere multitasking è spesso indice di grande abilità, ma non è un massimizzatore di produttività come ritengono in molte. Hai la sensazione di essere in grado di saper fare un certo numero di cose contemporaneamente ma il nostro sistema di concentrazione è binario. O Sei concentrata o non lo sei.

Cerca, quindi, di fare una cosa alla volta e svolgerla al massimo della tua concentrazione. Non solo ti occorrerà meno tempo per portare a termine il tuo impegno, ma saprai anche svolgerlo nel migliore dei modi.

Overscheduling, come uscirne

Disattive le notifiche e-mail e chiudi tutti i social prima di iniziare a lavorare. Se ti accorgi di essere in ritardo sulla tua tabella di marcia, riprogramma la tua agenda in modo da metterti in pari o delega qualcosa in modo proattivo. Rivedere lo scheduling è anche un ottimo modo per capire cosa non funzioni del tuo programma e modificarlo al meglio e in base alle tue esigenze.

Decidi degli orari specifici per metterti a lavoro e scegli anche quelli in cui devi dedicarti alla famiglia e alla cura di te stessa. Tratta con attenzione tutte le relazioni importanti della tua vita senza dedicarti ad altre attività mentre sei in compagnia di coloro che ami. Il troppo impegno può diventare un problema per te ma anche per quelli che ti stanno intorno.