I party aziendali sono ciò che aiutano a costruire (e mantenere) un rapporto di fiducia tra l’azienda organizzatrice e i suoi ospiti. O, almeno, è questo il fine ultimo a cui aspirare. Per tenere fede a questo proposito, esistono alcune regole di bon ton da tenere a mente che ti semplificheranno il lavoro.

Prima regola: farsi ricordare. Secondo regola: l’ospite non deve mai attendere. Partendo da questi concetti chiave, è importante sottolineare che un party aziendale deve essere organizzato nei minimi dettagli affinché si svolga in modo piacevole e senza intoppi.

La disposizione dei posti

Se stai organizzando un party aziendale, dovresti conoscere le regole per la realizzazione di un evento perfetto. Poi hai bisogno di concentrarti sulla disposizione dei posti è fondamentale e non puoi non tenerne conto. La buona riuscita dell’evento, infatti, potrebbe dipendere (anche) da come predisponi le sedute e dai posti che assegni a tavola agli ospiti, se il party include anche una cena o un pranzo a sedere.

Hai già pensato gli inviti? Al pari di ogni altra ricorrenza importante – matrimoni in primis – grande attenzione va riservata alla gestione degli invitati, che devono occupare a tavolo posti ben definiti e assegnati secondo regole e schemi ben precisi. Rispettare le regole del bon ton dei party aziendali è importante per evitare di generare malcontento o di commettere qualche ingiustizia involontaria.

Per i party aziendali valgono le regole protocollari del cerimoniale pubblico ed ufficiale. Il presidente, o comunque la persona più alta in carica, siede al centro; alla sua destra il posto sarà riservato all’ospite più importante della serata. Alla sua sinistra il secondo ospite in ordine di importanza, e così via fino ad occupare tutti i posti al tavolo.

Che siano uomini o donne, non vengono ammesse eccezioni: la disposizione dei posti dipende esclusivamente dal ruolo ricoperto, senza distinzione di sesso. Nel caso in cui al party aziendale le persone più alte in carica fossero due a pari merito (due presidenti, ad esempio), la coppia va considerata alla stregua di una singola persona e le regole sulla disposizione dei posti restano le stesse.

Guardaroba obbligatorio

In qualsiasi tipo di party ma a maggior ragione in un party aziendale è necessario prevedere uno spazio riservato al guardaroba. Dopo tanta cura nella scelta della location e nella preparazione della sala, di certo non vorrai che i tuoi ospiti siano costretti a tenere i cappotti sulle ginocchia o sulla spalliera della sedia. E nemmeno poggiati chissà dove con il rischio di non trovarli più.

Non è scontato, tuttavia, che gli invitati si dirigano autonomamente verso il guardaroba. In questo caso, bisognerà ipotizzare un servizio di hostess e steward in sala per avvicinare gli ospiti e proporre loro di depositare il soprabito negli appositi spazi.

A quel punto si può proporre ai presenti di recarsi personalmente al guardaroba oppure ci si può offrire di depositare l’indumento, evitando loro il fastidio di alzarsi dal tavolo.

Evitare code all’accoglienza e al guardaroba

Predisporre uno spazio per il guardaroba è fondamentale tanto quanto gestirlo correttamente, e con un numero adeguato di hostess e steward pronti a far fronte alle richieste degli ospiti. Sarebbe molto spiacevole far attendere i propri ospiti e costringerli a code lunghe e disordinate per depositare i propri indumenti prima dell’accesso alla sala.

In un party aziendale, inoltre, bisogna predisporre adeguatamente anche una reception: è indispensabile prevedere un desk per verificare gli inviti e/o gli accrediti. Lista alla mano, al desk accoglienza bisogna controllare che tutti i presenti siano effettivamente tra gli invitati e illustrare loro le specifiche del party aziendale.

Anche in questo caso, a fare la differenza sarà il personale a disposizione degli invitati: hostess e steward devono essere diversi, in un numero sufficiente per accogliere tutte le richieste consentendo all’ospite il minimo dell’attesa.

Tableau all’ingresso

Le informazioni reperite al desk accoglienza saranno le stesse riportate su un bellissimo tableau all’ingresso della sala che illustrerà agli ospiti la conformazione della sala stessa con le uscite di sicurezza e le toilette. Il tableu conterrà anche una mappa con la disposizione dei posti ed indicherà le aree adibite al party aziendale.

Fa parte delle regole del bon ton anche accertarsi che l’ospite sia sempre informato sullo svolgimento dell’evento e che abbia a disposizione un programma da consultare. Se sono previsti interventi da parte di personalità di rilievo, è bene che ogni invitato abbia a disposizione una guida all’interno della quale trovare almeno nome, cognome e qualifica degli speaker.

Prevedere un cadeau

Se stai organizzando un party aziendale c’è un’altra regola di bon ton che devi tenere a mente: tutti amano i regali. Prevede un omaggio da consegnare al termine della festa o durante la serata contribuirà a rendere l’evento indimenticabile, ed è proprio questo il tuo scopo.

Gli ospiti lo devono ricordare, devono rimanere colpiti dalla tua accoglienza e dall’attenzione maniacale ai dettagli. Devono apprezzare il fatto di non aver dovuto perdere il loro tempo in coda, né all’ingresso né al guardaroba. Poi devono amare il cadeau che avrai riservato loro.

All’interno del dono, sicuramente bisogna riservare uno spazio all’azienda, affinché i tuoi ospiti possano subito ricongiungere il regalo alla realtà organizzatrice del party. Per la scelta del cadeau hai diverse possibilità ma ti suggerisco di non scadere nella banalità di un gadget qualunque personalizzato.

Se il party aziendale prevede la presenza di ospiti particolarmente importanti, a loro puoi riservare un occhio di riguardo scegliendo un regalo pensato appositamente, magari diverso per ognuno.