Sempre più call al lavoro: non basterebbe una mail? Ecco come risparmiare tempo prezioso

Conference call e videochiamate sono soluzioni pratiche e comode per riunire facilmente persone che abitano a chilometri e chilometri di distanza, senza dover viaggiare. Tuttavia, la confusione spesso regna sovrana. Succede che le voci si accavallino e diventa difficile capire chi sta parlando. Tenere il filo del discorso può rivelarsi un’ardua impresa quando subentra un fastidioso rumore di sottofondo. Se poi la conference call o la videochiamata viene fatta comodamente dal divano di casa, bisogna tenere in considerazione molte altre variabili. Le urla dei bambini, per esempio, il miagolio del gatto che gironzola per l’appartamento o il cane che abbaia mentre passeggia proprio sotto casa (e proprio in quel momento). Dati alla mano però, c’è qualcosa di inconfutabile: email, videochiamate e conference call sono una gran perdita di tempo. Se sul posto di lavoro vuoi risparmiare tempo prezioso, alcuni trucchi ti saranno di grande aiuto.

Come risparmiare tempo al lavoro? Ecco i trucchi che fanno al caso tuo

Ci si connette con anticipo, si scambiano quattro chiacchiere con i primi colleghi che aderiscono alla riunione virtuale, dopo qualche minuto d’attesa – più o meno lungo che sia – è il momento di dare inizio alla conference call o alla videochiamata. Sono davvero le mail la disgrazia della moderna vita da ufficio o sono peggio le videoconferenze? Il dibattito è aperto e ognuna può esprimere la sua preferenza. Se oltre alle numerose faccende che devi sbrigare ogni giorno in ufficio hai anche un’infinità di mail da leggere e qualche conference call già fissata qua e là sulla tua agenda settimanale, allora sappi che di tempo a disposizione te ne resterà ben poco.

Lo conferma un’indagine di Microsoft che analizza il cosiddetto “digital debts”, cioè le conseguenze dirette dell’essere sempre connessi. Ne è emerso che, in media, un lavoratore perde 8,8 ore alla settimana leggendo e scrivendo e-mail e almeno 7,5 ore partecipando a riunioni.

Non solo: trascorre il 57% del proprio tempo maneggiando tra i vari software per comunicare tra riunioni, e-mail, chat. Il tempo rimanente, invece, è impiegato principalmente nella creazione di fogli di calcolo, per la stesura di presentazioni o per pianificare le attività successive. Il tempo che resta per lo sviluppo di idee – che potrebbero beneficiare all’azienda stessa – resta estremamente limitato. Lo evidenzia il 68% degli intervistati.

Alcuni consigli ti aiuteranno a organizzare i tuoi impegni a lavoro e risparmiare tempo. Il tuo corpo ti ringrazierà, attutendo stress e stanchezza, e a giovarne sarà anche la tua produttività. Quindi:

• Organizza un calendario in cui siano riportati tutti i tuoi impegni giornalieri e dai priorità a quelli più importanti. Le attività più impegnative, per esempio, è utile sbrigarle a inizio giornata quando le energie sono maggiori, hai più tempo a disposizione qualora dovesse subentrare qualche imprevisto e potrai toglierti un peso quanto prima. Il senso di soddisfazione sarà alle stelle;
• Valorizza i punti di forza dei tuoi colleghi e dividi alcuni compiti con loro: non significa sovraccaricare di lavoro gli altri, ma farli sentire considerati e gratificati per le proprie competenze. In questo modo, inoltre, otterrai più tempo da dedicare ad attività in cui sei più ferrata e anche la qualità del lavoro ne risentirà. Di tanto in tanto però, ricorda di contraccambiare il favore, com’è giusto che sia;
• Svolgi in un solo momento tutte le attività simili: se hai diverse chiamate da fare o e-mail da inviare, scrivi i messaggi in precisi momenti della giornata e fai tutte le telefonate in un unico momento, senza relegarle qua e là tra i molti altri impegni;
• Datti dei limiti e non regalare il tuo tempo: salvo qualche emergenza, non restare in ufficio al di fuori del tuo orario di lavoro. Al contempo, non è necessario arrivare con largo anticipo ed essere subito operativa. Così facendo, qualche collega poco corretto potrebbe approfittarsene;
• Evita conversazioni e riunioni non strettamente necessarie: imparare a dire di “no” non è sbagliato;
• Non distrarti troppo su social e internet, ma organizza al meglio la tua casella di posta elettronica;
• Se vuoi essere più produttiva a lavoro, e risparmiare tempo prezioso, è importante porre attenzione anche a come ti alzi la mattina… Per non partire più stanca di quando sei andata a dormire, prepara tutto con anticipo: è il modo giusto per evitare intoppi dell’ultimo minuto (con il rischio di arrivare tardi in ufficio). Quindi, scegli l’outfit il giorno prima e la sera prima prepara il pranzo per il giorno successivo. Insomma, la tua routine mattutina è bene che non sia disorganizzata o lasciata al caso. Non badare ai social mentre ti prepari e leggi le e-mail solo quando arrivi ufficio. Evita anche una colazione particolarmente lunga e complicata.

L’intelligenza artificiale può aiutare?

Mentre si dibatte sugli effettivi benefici dell’intelligenza artificiale, tra innovazione e un’infinità di posti di lavoro a rischio, per Microsoft l’AI può aiutare il lavoratore a trovare del tempo in mezzo a call e mail che ormai tappezzano la sua routine in ufficio, «liberando in tal modo energie e creatività per lavorare davvero».

Tra i lavoratori c’è chi esprime una certa diffidenza verso l’intelligenza artificiale, per le rilevanti conseguenze che può apportare alle mansioni più tradizionali. Non tutti però sono della stessa idea: il 70%, infatti, delegherebbe quanto più lavoro possibile all’IA, per essere finalmente più libero. Inoltre, il 76% degli intervistati (pari a 3 persone su 4) dichiara che si sentirebbe a proprio agio usando l’intelligenza artificiale per attività amministrative. La maggior parte dei lavoratori (79%) non avrebbe problemi a usarla neppure per lavori analitici e il 73% la userebbe per finalità creative.