Delegare il lavoro, perché è importante?

Quando diventiamo leader di un team prendiamo in carico un numero crescente di responsabilità, che finiscono quasi per subissarci. Proprio per questa ragione dobbiamo assegnare compiti di una certa importanza ai nostri collaboratori.

Delegare il lavoro rafforza il tuo team, crea rapporti fiducia e aiuta la crescita professionale di ogni membro per la squadra. Inoltre, ci aiuta a identificare chi è più sveglio, chi è più pronto e chi è più adatto per determinati progetti.

Naturalmente, delegare alleggerisce il nostro lavoro. Tuttavia, non è per questo che è importante: è importante perché trasmette un segnale chiaro di totale fiducia e permette a chi lavora con noi di sviluppare nuove abilità e acquisire conoscenze.

Perché troviamo difficile delegare il lavoro?

Diciamoci la verità, anche se sulla carta i vantaggi di delegare il lavoro sono tantissimi, spesso e volentieri non riusciamo a convincerci. Alle volte ci limitiamo a fare critiche costruttive per migliorare il metodo di chi lavora con noi, ma anche quando sembra che sia tutto perfetto non riusciamo ad abbandonarci.

È una cosa strana? No, al contrario: è molto comune. La società all’interno della quale ci muoviamo ci allontana dal concetto di prendere le cose con calma e sembra che ci voglia in grado di fare tutto. Ciò può indurci a pensare che delegare sia un segno di debolezza.

Ovviamente, così non è, anche perché delegare il lavoro non significa passarlo a qualcun altro e via. Significa insegnare a quel qualcuno, con pazienza, a fare come noi.

E a proposito di fare come noi, un’altra cosa che ci frena è il fatto di pensare che nessuno sarà in grado di fare ciò che vogliamo davvero. Con questa convinzione bisogna scendere a patti, perché non esistono collaboratori replicanti, ma teste pensanti che pur avendo un metodo diverso otterranno lo stesso risultato.

Il nervosismo da delega

Per essere più produttive al lavoro dobbiamo delegare, però l’idea di delegare ci innervosisce, perdiamo più tempo e tutto si accumula. Così, rieccoci: sole nella tempesta.

Il nervosismo da delega è molto comune, ma ciò che dovremmo capire è che è solo un piccolo prezzo da pagare. Molto più salato è il prezzo di continuare a tenerci tutto il lavoro per noi: un burnout assicurato.

Lasciar andare può essere difficile, ma accettare che non possiamo fare tutto da sole è davvero importante. Per aggirare il nervosismo da delega dobbiamo ricordarci che il nostro team vuole fare un buon lavoro e avere successo proprio come noi.

Quando e cosa è giusto delegare?

Bene, sappiamo dunque che è importante delegare il lavoro e che è fondamentale aggirare il nervosismo da delega. Ecco, però, che subdolamente una domanda compare per appesantire i nostri dubbi: quando e cosa dobbiamo lasciar fare agli altri?

La risposta alla prima domanda, in realtà, è molto semplice: quando ci accorgiamo di non avere più tempo libero o di non avere più la giusta lucidità per portare a termine i nostri compiti come vorremmo.

Siamo le più severe giudici di noi stesse, dunque sappiamo benissimo quando la nostra resa è inficiata da un sovraccarico di mansioni. Ciò ci porta a rispondere alla seconda domanda: cosa delegare? Ecco un piccolo elenco:

  • Le piccole cose: sì, proprio quelle. Quelle attività minuscole che richiedono solo una piccola quantità di tempo, ma sommandosi sembrano non finire mai: programmare riunioni, fissare appuntamenti, filtrare le mail, interagire con i clienti minori.
  • Le attività meccaniche e noiose: copiare e incollare informazioni o occuparsi dei sistemi di marketing automatici e chi più ne ha più ne metta.
  • Attività che richiedono tempo: le attività che richiedono molto tempo sono delle vere e proprie opportunità per suddividere il lavoro in parti più piccole e delegarne alcune ai membri del team.
  • Le attività che non sappiamo svolgere: nessuno è infallibile. Nessuno. Dunque, ci saranno sicuramente della attività in cui siamo meno brave o semplicemente per cui siamo meno propense: deleghiamo a chi le sa fare rapidamente e bene.

Potremmo inoltre dover considerare di delegare le attività che amiamo svolgere ma che non fanno più parte del nostro lavoro: per esempio, se siamo diventate leader da poco, potremmo avere dei progetti individuali in sospeso. Meglio insegnare il nostro modus operandi a qualcuno e lasciare andare.

Come si fa a delegare il lavoro in modo efficace?

Diciamolo subito, non esiste una soluzione magica per delegare il lavoro in maniera infallibile. Essere delle brave leader significa sapersi assumere dei rischi, dunque se le prime volte non facciamo centro non dobbiamo assolutamente preoccuparci.

Certo, una piccola guida per muoversi nella direzione giusta non fa male, quindi partiamo pure: in primis, occorre scegliere la persona giusta, analizzando tutti i punti di forza della nostra squadra e cercando il membro del team più collaborativo.

Poi, occorre spiegare perché stiamo delegando quella specifica attività e far capire che si tratta di un’opportunità per sviluppare nuove competenze che saranno utili in futuro. Fatto questo, bisogna fornire alla persona cui passiamo il testimone tutte le istruzioni corrette per raggiungere l’obiettivo che ci siamo prefissate.

Autorità, responsabilità e feedback

Tutte ci siamo ritrovati in situazioni nelle quali ci è stato delegato un compito ma non ci siamo sentite pienamente autorizzato a prendere decisioni. Ciò porta a dei blocchi e a delle perdite di tempo.

Per questa ragione, è importante capire dove finisce la nostra autorità e dove inizia la responsabilità della persona a cui abbiamo delegato il compito.

Come abbiamo già accennato, occorre correre dei rischi: bisogna sempre promuovere un ambiente in le persone si sentano in grado di essere totalmente autonome. Qualsiasi criticità andrà affrontata nella fase successiva, quella del feedback.

Questa è una fase delicatissima: non c’è niente di peggio di una manager che delega qualcosa a un collaboratore e poi lo incolpa se qualcosa va storto. Se il lavoro non è andato bene, affrontiamo gli imprevisti con calma e forniamo tutti gli strumenti per far sì che vada meglio in futuro.

I vantaggi di delegare (e ringraziare)

Se deleghiamo bene aumentiamo la fiducia e l’impegno del nostro team. Ciò porta a migliorare la produttività e a essere sicure che le persone giuste eseguano le attività più adatte a loro.

Ricordiamoci anche di ringraziare: mostriamo sincero apprezzamento e facciamo notare quando un’attività delegata è stata svolta bene. Tutto ciò ci renderà leader migliori e più forti sul campo.