Organizzare le ferie è l’atto supremo del compromesso. La diplomazia serve a poco se non c’è il gioco di squadra, e se non c’è il gioco di squadra, beh, non c’è la squadra. Come si fa a fare in modo che tutti siano contenti e nessuno rimanga deluso o amareggiato dalle decisioni?

L’unico modo per pianificare le ferie senza scontentare nessuno è organizzarsi alla perfezione e comunque, nel periodo di un anno, qualcuno potrebbe non ottenere ciò che desidera.

Organizzare le ferie: un’operazione a cuore aperto

C’è chi preferirebbe disinnescare una bomba. Molti leader rimangono a guardare il loro foglio ferie vuoto, ancora da compilare, e riflettono in silenzio davanti allo schermo luminoso in attesa del momento in cui esso verrà condiviso. A quel punto non basterà nessuna mail di raccomandazione: avranno inizio gli Hunger Games.

A meno che tu non abbia un piano, beninteso. In quado capo, il tuo dovere è mandare in ferie assecondando i loro desideri e facendo in modo che il presidio aziendale rimanga tutelato. Se sei una professionista, è probabile che questo concetto tu lo abbia ben presente. Prima di organizzare le ferie, fai una carrellata tra i membri del tuo team e analizza i seguenti punti:

  • Come è strutturato il loro contratto di lavoro?
  • Chi ha priorità su un dato periodo di tempo? I dipendenti con bambini, o quelli con una storia aziendale più lunga? Chi prende meno ferie ha diritto a scegliere la settimana che desidera?

A questo punto, viste tutte le possibilità e le sfaccettature, è possibile raccogliere le preferenze utilizzando un software dedicato. Si tratta di un sistema che permette di gestire autonomamente le ferie, riducendo il margine di errore – ma privo della componente umana che ti rende, leader, così indispensabile. Se è vero che un algoritmo non sbaglia, è vero anche che non tiene conto delle esigenze personali individuali. Ecco perché sei tu che devi intervenire.

E sei tu che, nel caso i membri della tua squadra non dovessero trovare un accordo, dovrai mediare.

Qual è il periodo migliore per parlare di ferie al team?

Il momento migliore per parlare di ferie al team è ieri. Prima di eri. La settimana scorsa! Non esiste una data dopo la quale è meglio parlare di vacanze: prima lo si fa, meglio è.

Organizzare le ferie è un lavoro delicato dove entrano in gioco mille fattori e si svelano gli altarini. Parlarne con largo anticipo, diffondendo un piano ferie preferenziale, è il modo giusto per operare in tutta serenità. Assieme al foglio ferie è importante fare un disclaimer, ovvero divulgare un documento informativo in cui si specificano:

  • Le settimane di ferie vietate (progetti in via di chiusura, o periodi di lavoro intenso)
  • I reparti che non possono e non devono essere lasciati scoperti
  • La data entro cui presentare le ferie

A questo punto preparati a fare mille modifiche e mille correzioni: indipendentemente dall’uso del software, se il team non gioca di squadra e si viene incontro, difficilmente sarà possibile stabilire un piano ferie ideale per tutti.

Come andare incontro a tutti?

Ora che hai presentato il piano ferie ai tuoi dipendenti, e hai ricevuto le richieste, aspettati che i dipendenti, tra loro, non si siano parlati affatto. È un’eventualità che in alcune squadre non accade, ma può succedere. A questo punto arriva il lavoro difficile, perché dovrai mantenerti neutrale e al tempo stesso ridurre il malcontento qualora le date non fossero compatibili tra loro.

  • La rapidità è la quintessenza del tuo compito. È necessario approvare le ferie al più presto possibile.
  • Controllare le ferie maturate è un modo per capire se le persone hanno effettivamente diritto alle ore che richiedono.
  • Dare priorità a soggetti volenterosi è una buona strategia. Lascia perdere la strategia del primo che arriva e meglio alloggia. Guarda il piano turni e dai un’occhiata all’elenco delle persone su cui hai potuto contare nei momenti difficili. Saranno loro le persone che hanno diritto alle ferie che desiderano.
  • Se non riesci ad accontentare qualcuno, spiegagli che avrà diritto di scegliere il periodo di ferie invernali, o le estive dell’anno prossimo, avendo priorità sugli altri.

Dare priorità ai dipendenti con bambini è una buona strategia che tuttavia può penalizzare le persone che non hanno famiglia, e che di solito pagano uno scotto per qualcosa che non dipende da loro. Se tutelare i bambini è importante, è necessario tenere conto anche di tanti altri fattori importanti.

Il lavoratore, attraverso le ferie, deve sentirsi ricompensato per i suoi sacrifici e per il duro lavoro svolto. Al tempo stesso, le ferie devono essere compatibili con il piano ore dell’azienda, e degli altri. Il mediatore sei tu: non aspettarti che gli altri si accordino tra loro.