Quante volte capita di ritrovarsi sul lavoro con sempre più cose da fare e sempre meno tempo a disposizione per farle? Sicuramente tante. No, non sono diminuite le ore del giorno e no, non è detto che le vostre mansioni o progetti siano aumentati. Semplicemente, forse, manca un po’ di organizzazione in più, per gestire bene il tempo sul lavoro e ritrovarvi in un istante meno cariche di impegni e più serene

Un ottimo risultato, quindi, in grado di alleggerire le vostre giornate lavorative ed evitarvi stress inutili. Oltre poi a consentirvi di concentravi meglio e focalizzare le vostre energie in modo mirato su ciò che state facendo. Ecco, allora, qualche consiglio da provare fin da subito, per gestire bene il tempo sul lavoro e di conseguenza, averne di più per la vostra vita al di fuori dell’ufficio.

Compilare una lista

Anche se può sembrare banale, il primo step per avere sotto controllo ciò che si deve fare (e quindi anche come gestirlo) è farsi una bella lista di tutto ciò che si dovrà portare a termine durante la giornata/ settimana.

Un planning in cui evidenziare le priorità e scadenzare le diverse consegne. Per avere una visione d’insieme sul da farsi e poterlo suddividere in modo equo e mirato in base al tempo che si ha. O ancora meglio che si decide di avere.

Gestire bene il tempo programmandolo

Una volta appurato quel che si deve fare è importante darsi una tempistica. Anche se non sempre è possibile conoscere in anticipo quanto tempo ci si metterà a terminare un lavoro o progetto, la vostra esperienza vi consente certamente di fare una sorta di previsione.

Non serve avere un timer preciso ma almeno un’idea approssimativa sì. E questo sia per gestire bene il tempo sul lavoro sia per autoregolarvi e valutarvi. Comprendendo dove potete velocizzarvi e quanto margine di miglioramento avete. Vi sorprenderete del risultato.

Pianificare

In accordo con i due punti precedenti, un altro tassello fondamentale per poter gestire bene il vostro tempo sul lavoro, ma anche in generale, è quello di pianificare. Certo, gli imprevisti capitano sempre e a tutti.

Ma avere una visione generale di ciò che si dovrà portare a termine, vi consente anche di anticiparne l’esecuzione, nel caso possiate farlo, e avere più tempo a disposizione per risolvere eventuali eventi inattesi. Riuscendo comunque a completare tutto e magari recuperando un po’ di tempo per voi.

Controllare come si usa il proprio tempo

Per capire il motivo per cui non si ha mai abbastanza tempo e poterlo gestire in modo migliore, è bene comprendere prima dove e come lo si usa. Ecco, perché, prima di dire o pensare di avere troppe cose da fare, è necessario verificare se voi per prime non vi caricate di extra fuori programma che vi rallentano.

O se, allo stesso modo, non vi prendete troppe pause o distrazioni che vi allontanano dalla meta, allungandone i tempi e togliendone a voi. Spesso, infatti, è solo questo il problema. E sta a voi in prima persona autoregolarvi. Dopo tutto lo fate unicamente nel vostro interesse.

Iniziare con le priorità

Vi ricordate la lista di prima? Benissimo, è ora di tirarla fuori e iniziare la giornata. Come? Partendo da ciò che è prioritario. Non più bello, più semplice o divertente. Ma solo prioritario. Il motivo? Semplice. In questo modo, eliminerete dalle cose da fare ciò che è più urgente o essenziale che venga svolto subito, facendolo nel momento della giornata in cui siete più fresche e piene di energia.

Potendovi ritagliare dei momenti di pausa in più una volta fatto senza il problema di non avere consegnato qualcosa di importante ed essenziale. E svolgendo anche ciò che vi manca in modo più sereno, efficace e, quindi, facendolo più velocemente.

Per gestire bene il tempo sul lavoro evitare il perfezionismo

Questo non significa non fare bene le cose. Anzi. La precisione è essenziale per non dover tornare indietro e rifare tutto (perdendo ancora più tempo). Quello che è importante fare, però, per poter gestire al meglio il proprio tempo, è evitare di essere troppo perfezionisti o pignoli. Di temporeggiare insomma.

Tornando sui vostri passi, rifacendo cose che sono già corrette solo per un “ultimo controllo”, modificando parti del lavoro all’ultimo momento e costringendovi a orari extra. Abbiate fiducia nel vostro lavoro, premete invio e passate oltre.

Focalizzare l’attenzione

Il modo migliore per gestire bene il tempo sul lavoro è imparare a gestire bene la propria attenzione e capacità di concentrazione. Al di là delle piccole pause che ci si prende nell’arco della giornata, per staccare e ricaricarsi, è fondamentale focalizzare l’attenzione su ciò che si sta facendo, senza distrazioni.

E soprattutto su una sola cosa alla volta. Il modo migliore per farla bene, più facilmente e ottimizzandone i tempi di riuscita. Avendone di più dopo per fare ciò che si desidera!

Chiedere aiuto ai colleghi e delegare

Gestire bene il tempo sul lavoro e non, significa anche riconoscere i propri limiti e quando si ha bisogno di aiuto. Se si lavora in un ufficio, per esempio, si è quasi certamente parte di un team. Ecco, perché, se ciò che si sta facendo è troppo pesante, difficile, urgente, ecc., è bene chiedere aiuto e supporto ai propri colleghi.

Un modo per migliorare il rapporto con loro e per aiutarvi a utilizzare meglio e più proficuamente il tempo che avete a diposizione, senza occuparne altro.

Usare bene la tecnologia per gestire bene il tempo

La tecnologia è sempre bene farsela amica. Soprattutto quando il proprio obiettivo è utilizzare e gestire bene il tempo che si trascorre a lavoro. E le possibilità sono davvero tante. App, tool e programmi software specifici per assistere e programmare riunioni, eventi, pianificare le scadenze, avvisarvi del tempo che manca o di quello passato.

Ma anche per aggiornare i social, stampare o scannerizzare documenti, programmare meeting. Insomma, una sorta di assistente personale digitale pronta ad aiutarvi e a farvi risparmiare tempo. Per potere poi gestire quello che resta nel modo migliore.

Concedersi delle pause

Infine, per poter davvero avere più tempo a disposizione quando si lavora è importante concedersi delle pause. Ma come? Si, è così. Anche se può sembrare un controsenso. Se non ci si ferma mai, infatti, aumenta il proprio livello di stress, tensione e stanchezza. E questo non fa altro che portare a deconcentrarsi più velocemente.

Commettere più errori, perdere più velocemente la pazienza e, quindi, metterci più tempo per fare le cose e portarle a termine. Ecco perché è sempre opportuno non andare oltre i propri limiti e staccare. Liberando la mente e ricaricandovi di energia, anche solo per qualche minuto.

Il modo migliore per restare sempre lucide e per poter gestire bene il tempo su lavoro ma anche nella vita in generale. Per poter svolgere più serenamente ciò che si deve fare e avere più tempo e possibilità per ciò che si vuole fare. Trovando un equilibrio perfetto tra le due.