1/11 – Introduzione
Di seguito si tratteranno brevemente 10 semplici idee applicabili a qualsiasi scrivania per renderla organizzata e per ottimizzare i tempi di lavoro e lo spazio disponibile.
Quanto verrà descritto deriva dalla mia esperienza personale di studente: ho dovuto trovare dei metodi per organizzare la mia scrivania per preparare gli esami senza perdere tempo nella ricerca di libri ed appunti.
2/11 – Decidere le attività da eseguire
Il primo punto per organizzare in modo ottimale una scrivania è quello di decidere quali sono le attività principali per cui la utilizzeremo: è importante considerare che ogni attività che si svolge sulla scrivania porterà a disporre oggetti su di essa, quindi, in questa fase, dobbiamo limitare al massimo le attività che vi svolgeremo.
3/11 – Spostare dalla scrivania ciò che non serve
Dopo aver deciso quali attività svolgeremo sulla scrivania, è indispensabile valutare se vi sono oggetti che servono per attività differenti da quelle scelte. Tutti gli oggetti non pertinenti devono essere sistemati all’interno di cassetti o altri mobili.
4/11 – Pulire la scrivania
Anche se può sembrare banale, prima di iniziare a collocare gli oggetti sulla scrivania, vi consiglio di pulirla con prodotti non aggressivi ed un panno morbido, per avere un ambiente più gradevole. Avere la scrivanie pulita vi aiuterà a valutare come disporre gli oggetti.
5/11 – Creare gruppi omogenei di oggetti
A questo punto un buon modo per ottimizzare gli spazi è quello di creare gruppi omogenei di oggetti: così facendo sarà più facile capire se ciò che è rimasto sulla scrivania sono realmente gli oggetti che servono per le attività a cui abbiamo destinato il mobile. In caso vengano trovati oggetti che non hanno pertinenza con le attività scelte, sarà necessario eliminarli dalla scrivania.
6/11 – Valutare il posizionamento degli oggetti
È importante valutare dove posizionare gli oggetti che abbiamo scelto per scrivania utilizzando i seguenti criteri: gli oggetti dovranno essere ben visibili (per questo è necessario gli oggetti di dimensioni minori siano posizionati davanti a quelli di dimensioni maggiori) ed inoltre gli oggetti più utilizzati dovranno essere più facilmente raggiungibili rispetto a quelli di raro utilizzo.
7/11 – Utilizzare contenitori per oggetti
Per la gestione degli oggetti più piccoli (es: gomme, temperini, elastici, graffette etc…) si possono utilizzare dei contenitori; questi ultimi dovrebbero essere chiusi, per evitare che sugli oggetti si depositi molta polvere nel tempo e se non sono trasparenti possono essere utilizzate delle etichette adesive per ricordarsi cosa contengono.
8/11 – Utilizzare raccoglitori per documenti
Per organizzare appunti, documenti, fogli e disegni, risulta fondamentale utilizzare dei raccoglitori (ad anelli o formati da carpette trasparenti) che dovranno essere etichettati e suddivisi per argomento o per categoria in modo da essere facili da consultare. Nel caso di raccoglitori contenenti varie tipologie di documenti, è consigliabile creare dei divisori interni con cartoncini o simili che differenzino le tipologie tra loro.
9/11 – Considerare illuminazione
Una scrivania ben organizzata possiede anche una buona illuminazione per essere utilizzata anche quando la luce esterna non è sufficiente. La scelta della luce è molto soggettiva ma di grande importanza in quanto un luce troppo intensa o troppo tenue potrà stancare o infastidire la vista di chi sta lavorando sulla scrivania.
10/11 – Posizionare un cestino
Per il mantenimento dell’ordine raggiunto, non fate mancare sotto la vostra scrivania uno o più cestini in base alle attività che vi eseguirete. Personalmente nella scrivania che utilizzo per studiare ho due cestini in quanto preferisco differenziare la carta e la plastica.
11/11 – Predisporre un punto luce
È indispensabile quando si utilizza una postazione per varie ore, disporre di un punto luce. In relazione a ciò che utilizzerete valutate quante prese vi servono e procuratevi una ciabatta o una presa multipla per disporre della corrente necessaria per i dispositivi che gestirete. Se scegliete una ciabatta, procuratevene una con un occhiello e fissatela alla gamba della scrivania, in una posizione comoda, in modo da averla sempre a portata di mano e allo stesso tempo non avere un filo in posizione scomoda.