Ti è mai capitato di essere nel pieno di una giornata lavorativa e di non avere idea di dove sia finita la tua penna o quel prezioso foglietto dove avevi appuntato quella password fondamentale?
Significa che non hai una postazione ordinata, cosa che, forse non lo sai, ma rischia di mettere a repentaglio la tua produttività. Una scrivania organizzata, infatti, è un aiuto reale per la concentrazione e invita a dare il meglio. Ecco qualche consiglio per uno spazio di lavoro a dir poco impeccabile.
Non relegare l’agenda in un angolo
L’agenda è come il tuo personal trainer, ti dice cosa fare e quando. Per questa ragione non deve mai finire sepolta da centinaia di fogli e foglietti, né essere oscurata da post-it e cartacce.
Un’agenda organizzata è la nostra migliore amica e se vuoi una postazione ordinata, devi tenerla di fronte ai tuoi occhi: sia mai che si finisse per dimenticare quella call con il capo. O, ancor peggio, la telefonata alla nostra adorata nonna.
Organizza i tuoi portapenne
Hai centinaia di penne di tutti i tipi, per non parlare dei mille evidenziatori dai molteplici colori che hai rigorosamente collezionato. Non c’è niente di male, anzi: usare colori diversi aiuta a definire le priorità e a rimanere concentrata sul lavoro.
Ciò che però non deve accadere è che penne, evidenziatori, matite e via dicendo si mischino in un confusionario mucchio che tracolla da un saturissimo portapenne.
Acquista dei portapenne e ritagliati un momento per organizzarli, dividendo le tue “armi” per tipologia e colore, in modo da avere la cosa giusta sempre a portata di mano.
Tieni i fogli in un cassetto o in un apposito spazio
Qualsiasi superficie sulla quale puoi scrivere informazioni volanti, deve essere accuratamente disposta in un cassetto o in un angolo apposito, possibilmente in ordine di fruizione. Cosa significa?
Che per avere una vera postazione ordinata, nell’angolo deputato dovrai mettere in fondo i fogli più grandi e in alto i foglietti più piccoli, usati più di frequente.
È bene tenere in un cassetto anche il tuo diario lavorativo: d’altronde ci scriverai su soltanto a fine giornata, quindi riponilo con cura per tirarlo fuori solo al momento giusto.
Il cestino della spazzatura è tuo amico
Confessalo, lavori da casa, in modalità smart working e quindi ti capita di mangiucchiare una caramella e lasciare la cartaccia lì, in bella vista. Oppure, hai appena sgranocchiato una barretta energetica e hai lasciato l’involucro dov’è, liquidando il tutto con un poi lo butto.
Niente di più sbagliato: per avere una postazione ordinata bisogna eliminare il superfluo, dunque il cestino della spazzatura deve essere sempre in prossimità della scrivania e qualsiasi tipo di rifiuto deve essere gettato subito, senza scuse.
Utilizza dei tappetini da scrivania per le tue tazze
Chi non ama godersi una tazza di tè a metà mattina o nel primo pomeriggio? Oppure una bella tisana zenzero e lime, per ritrovare lo sprint dopo il pranzo?
Benissimo, ma attenzione a dove poggi la tazza: assicurati di avere sempre un tappetino o un sottotazza, per non lasciare cerchi antiestetici su tutta la superficie della scrivania.
A prescindere dalle tazze, comunque, i tappetini da scrivania sono un’ottima idea: in base alla loro grandezza puoi ritagliare degli spazi per il computer, per il mouse e per gli appunti, magari alternando i colori.
Usa un appendichiavi per le tue penne usb
Se hai la possibilità di disporre a tuo piacimento di una parete, fissa un appendi chiavi al muro e usalo per organizzare le tue penne usb, in modo da averle tutte sott’occhio e andare sul sicuro quando te ne serve una con un particolare contenuto.
Qualora non ti fosse possibile appendere qualcosa alla parete, usa un appendi gioielli, trovandogli un posto fisso sulla tua scrivania.
Separa i documenti dal resto
Ricordati che i documenti non sono fogli qualunque. Se metti tutto alla rinfusa ti maledirai quando cercherai una determinata fattura, una raccomandata, le marche da bollo o quella dichiarazione firmata.
Se puoi, usa un cassetto interamente dedicato ai documenti. Altrimenti procurati un organizer a fisarmonica, dove suddividere i tuoi dati nel modo più pratico possibile.
Dai una pulita ogni sera, quando finisci di lavorare
Hai finito di lavorare e non vedi l’ora di fiondarti fuori dal tuo ufficio (o dallo studio)? Frena! Prima di chiudere tutto e rilassarti sul divano con le tue serie TV Netflix del cuore e la tua ciambella al cioccolato, dai una pulita alla tua scrivania.
Una postazione ordinata è una postazione pulita: basta un piccolo panno in microfibra e dell’alcol per togliere polvere, molliche e sporcizia. Approfitta poi del momento pulizia per mettere in bella vista eventuali documenti o appunti di cui avrai bisogno il giorno dopo.
Non dimenticare il tuo desktop
Chiudiamo l’argomento dandoti un piccolo suggerimento: non sottovalutare l’impatto del tuo desktop. Il monitor è parte integrante della tua postazione e se sul desktop hai ammassato foto, documenti e cartelle finirai per sentirti confusa.
Dividi ordinatamente i tuoi dati in cartelle e sottocartelle, creando dei percorsi facilmente raggiungibili, per ottimizzare i tempi e per una visione d’insieme più chiara e ordinata.