Efficiente, creativa, lavoratrice nata: praticamente il profilo dell’impiegata perfetta. Eppure non è così: se a queste parole manca il sostantivo ‘organizzazione‘ la perfezione (ammesso che esista) è ben lungi dall’essere raggiunta.
Supponiamo che una persona sia ad un buon livello di preparazione e competenza professionale. Sappia quindi fare il suo lavoro in azienda o da libera professionista, ma è un po’ disorganizzata. Si perde tra i mille impegni. Non riesce a gestire i tempi di un lavoro piuttosto complesso, e soprattutto pare abbia bisogno dell‘ispirazione per approcciare un lavoro difficile, che richiede impegno e creatività. Questa persona sa benissimo risolvere i problemi, sa lavorare quando si presenta un’urgenza, sa stare bene in staff, ma non riesce ad organizzarsi. Perchè magari pensa che molto dipenda dalla creatività ed energia (e sottolineo energia) del momento.
Se ti riconosci nel ritratto esposto sopra, leggi i consigli di un consulente del lavoro e business coach, Andrea Ferramola, che abbiamo intervistato per te: hai tutta l’estate davanti per cogliere questi spunti ed imparare ad organizzarti meglio!
Domanda: Gentile Dottor Ferramola, come imparare ad organizzarsi sul lavoro?
Risposta:
Consiglierei di tenere sempre a mente la distinzione tra attività importanti ed attività urgenti.
1) Le prime (importanti) sono le attività che ci prefiggiamo di svolgere per raggiungere i nostri obiettivi ed assolvere le nostre responsabilità a medio e lungo termine.
2) Le seconde (urgenti) sono le attività richiesteci quotidianamente dagli altri (colleghi, clienti, …); sono attività a cui non possiamo sottrarci e che impongono scadenze che normalmente non possiamo modificare, ma spesso non sono molto importanti per noi.
Alle attività urgenti, ma poco importanti, non dobbiamo dedicare tempo ed energie in modo illimitato e incontrollato, altrimenti rischiamo di far diventare urgenti anche le attività importanti, e cioè di trovarci vicino alle scadenze ma senza il tempo per svolgerle in modo appropriato, aumentando così il nostro stress.
D. Come gestire la fatica di un lavoro che aumenta sempre più?
A volte però basterebbe gestirlo bene per imparare a portare a termine tutte le attività senza lavorare di notte…
R. Se sono in aumento le occasioni e le richieste di svolgere il nostro lavoro – dice il business coach Andrea Ferramola – allora siamo in una situazione fortunata: naturalmente sta a noi valutare se abbiamo le forze per approfittarne e in che misura, e se magari abbiamo bisogno di aiuto.
Se invece aumentano solo le richieste da parte degli altri per farci svolgere attività che sono poco o per niente importanti per noi, allora dobbiamo introdurre dei filtri per valutare queste richieste e rispondere in modo proporzionato alla loro importanza.
D. Si può gestire una grossa mole di lavoro senza rinunciare alla vita privata? E se sì, come?
R. Vediamo tutti i giorni tante soluzioni diverse: ad esempio c’è chi ha completamente fuso il lavoro e la vita privata, e si trova benissimo (forse è indispensabile fare così per ricoprire bene certi ruoli), mentre c’è chi ha fatto la stessa cosa ed è profondamente insoddisfatto.
Ma anche tra chi tiene ben separati i due ambiti si trovano persone insoddisfatte.
Possiamo trovare un ragionevole equilibrio, anche se probabilmente non è mai definitivo, se ci sforziamo di analizzare e comprendere tutti i bisogni più profondi, sia i nostri sia quelli delle persone che ci stanno più care, e di conseguenza ci diamo obiettivi realistici e principi di comportamento chiari e ben motivati.
D. Tutte le attività possono essere pianificate?
R. Pianificare significa stabilire una meta, individuare un percorso e valutare il tempo e le azioni necessarie per portarlo a termine.
Pertanto le attività che dipendono da noi e che sono necessarie a raggiungere i nostri obiettivi e ad assolvere le nostre responsabilità non solo possono, ma debbono venire pianificate.
Naturalmente non possiamo pianificare le attività che dipendono da autonome decisioni di altri o che sono imposte da fatti imprevedibili.
D. Che vuol dire ragionare da manager?
R. Oltre a tanti altri significati, vuol dire anche tenere in equilibrio la realtà e i desideri, e quindi decidere in continuazione a che cosa rinunciare, che cosa non fare al fine di potere raggiungere gli obiettivi in tempi appropriati e con costi accettabili.
Se vogliamo usare uno slogan, non vuol dire “fare tutte le cose bene” ma “fare bene le cose giuste”.
E qui si aprirebbe un altro argomento di discussione…
Si ringrazia la gentile consulenza del Dottor Andrea Ferramola, Consulente del lavoro e Business coach